Une fois les types d'absence configurés et le circuit de validation établi, la dernière étape consiste à permettre aux employés de soumettre concrètement leurs demandes. Cette opération a été pensée pour être la plus simple possible côté utilisateur : elle se fait directement depuis la page Absences, en cliquant sur le bouton Absence situé en haut à droite. Un formulaire s'ouvre alors et guide l'employé à travers toutes les informations nécessaires pour que sa demande soit traitée rapidement et sans ambiguïté par son validateur.
Le formulaire se complète suivant ces étapes simples :
1. Sélectionner la période souhaitée dans le calendrier proposé, en choisissant le mois ainsi que les jours/heures de début et de fin.
2. Vérifier le nombre de jours demandés, qui se calcule automatiquement selon la période sélectionnée.
3. Choisir le type d'absence dans le menu déroulant (Congés, Absence injustifiée, etc.).
4. Ajouter un document justificatif (optionnel)
5. Ajouter une note optionnelle pour préciser le contexte de la demande, par exemple en cas d'absence fractionnée ou de situation particulière.
6. Valider la création de la demande en cliquant sur Terminer.
Une fois la demande créée et envoyée, elle est automatiquement soumise auprès de la personne qui doit valider. Elle recevra une notification de nouvelle demande et pourra faire le suivi.