Fonctionnalité · Absences & congés
Une demande, une validation, un effet en paie. Une seule chaîne.
La plupart des lignes n’arrivent pas d’une saisie administrative : elles viennent d’une demande faite par le salarié. L’écran sert d’abord à valider, ensuite à archiver.
Payée, non payée, déduite : c’est la catégorie qui décide de l’effet
Une absence se compte du premier au dernier jour, un congé en jours ouvrables ou ouvrés
Débité selon le réglage de la société, pas selon la paie
Le module en un mot
Valider, pas ressaisir
Deux vues
En liste, ou en calendrier : une ligne par employé, une barre par absence.
Un onglet par état
À valider, validées, refusées, toutes. Les demandes à valider passent en tête.
Sur le tableau de bord
Les demandes en attente remontent en page d’accueil : elles ne dorment pas dans un onglet.
Les demandes
Accepter ou rejeter depuis la ligne
Le circuit de validation s’applique quand vous l’avez réglé : responsable direct, puis RH, puis direction.
WeplanifySC| Employé | Type | Durée | État |
|---|---|---|---|
| Awa Ndiaye | Congé annuel | 5 jours | validée |
| Moussa Diop | Maladie | 2 jours | à valider |
| Fatou Sow | Événement familial | 1 jour | validée |
| Ibrahima Ba | Absence non justifiée | 1 jour | refusée |
Un congé annuel du mardi au lundi suivant vaut six jours en ouvrables, cinq en ouvrés, selon votre réglage. Le panneau de l’absence affiche le nombre et la méthode.
WeplanifySC| Catégorie | Effet sur la paie | Solde de congés |
|---|---|---|
| Payée | aucun (le salarié est payé) | aucun |
| Non payée | retenue sur salaire | aucun |
| Déduite | aucune retenue | débite le solde |
| Les trois | un jour ne compte que dans une catégorie | s’additionnent |
On additionne les trois compteurs pour obtenir un total. On ne soustrait jamais l’un de l’autre.
Congé annuel de 5 jours
Awa Ndiaye · du lundi 21 au vendredi 25 septembre
- ✓Demande soumise14/09 · 14:02
Awa Ndiaye · Agent d’accueil
- ✓Responsable direct14/09 · 16:40
Ousmane Kane · Acceptée
- •Ressources humainesà valider
Mariama Diallo · En attente depuis 2 jours
- Direction
Étape suivante
Le circuit de validation
Deux ou trois étapes, et personne n’a besoin d’appeler pour savoir où en est sa demande.
Une demande ne passe pas de « soumise » à « acceptée ». Elle traverse une chaîne que vous configurez, et chaque étape porte un nom et une heure.
La chaîne est la vôtre. Responsable direct, puis RH, puis direction. Ou une seule étape, si c’est votre fonctionnement. Le circuit se règle une fois pour tous les congés, pas demande par demande.
On sait toujours qui bloque. L’étape en attente porte le nom du valideur et depuis combien de temps elle attend. Une relance s’adresse à quelqu’un, pas à un service.
Le solde bouge à la validation, pas à la demande. Tant que le circuit n’est pas terminé, le solde affiché reste le solde réel. Le panneau de la demande montre les jours décomptés et l’effet sur le salaire avant que vous ne tranchiez.
Les demandes en attente remontent en accueil. Elles ne dorment pas dans un onglet que personne n’ouvre : le tableau de bord les met devant le valideur.
Depuis le téléphone
La demande part du terrain, la réponse arrive au même endroit.
Un agent en poste ne remplit pas un formulaire papier qu’il déposera au bureau la semaine suivante. Il demande depuis son téléphone, et son responsable tranche depuis le sien.
Le solde est sous ses yeux avant de demander. Dix-huit jours restants en haut de l’écran, puis chaque demande avec son nombre de jours et son état : en attente, approuvé, refusé. Le salarié sait où il en est sans appeler le bureau.
Le valideur voit le trou que ça laisse. Tant qu’elle attend, la demande s’affiche « Congé demandé » sur les créneaux concernés du planning : on voit ce qu’il faudra couvrir avant d’approuver. Approuver n’est plus un acte à l’aveugle.
La pièce jointe voyage avec. Un certificat photographié depuis le poste arrive attaché à la demande, pas dans une conversation WhatsApp.
En détail
Ce que le module sait faire
Types configurables
Vos propres libellés, chacun rattaché à l’une des trois catégories.
Jours fériés
Gérés par pays, visibles dans le planning et dans le décompte.
Compteurs par employé
Jours retenus, jours justifiés, jours de congé débités : tout est sur la fiche.
Solde après l’absence
Il s’affiche avant d’enregistrer : on sait ce qui restera avant de valider.
Déclarer depuis le planning
Une absence s’ouvre directement depuis les cellules sélectionnées de la grille.
Automatisations
Des règles qui veillent sans vous : relance d’une validation qui traîne, alerte sur un retard de pointage, fin de contrat ou de période d’essai à J-30, note de frais approuvée transmise à la comptabilité.
Rapport de synthèse
Les absences de la période, par employé, par type et par catégorie.
Le piège classique
Deux chiffres, deux unités
Un congé débite le solde en jours ouvrables (lundi au samedi) ou ouvrés (lundi au vendredi), selon le réglage de votre société, jours fériés exclus. Une absence payée ou non se compte, elle, du premier au dernier jour, dans l’unité de paie du pays. Les deux nombres ne mesurent pas la même chose et n’ont pas à coïncider. C’est l’erreur d’interprétation la plus fréquente.
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