Conditions générales d’utilisation

Objet

Ces conditions encadrent l’utilisation de Weplanify, logiciel de planning, de pointage, d’absences, de documents, de paie et de coûts, accessible sur app.weplanify.io et par les applications mobiles. Elles s’appliquent à l’entreprise qui s’abonne, « le client », et aux utilisateurs qu’elle invite.

Weplanify est édité par WEPLANIFY SARL (Sénégal) et XIPINA LLC (Wyoming, États-Unis). Créer un compte ou utiliser le service vaut acceptation de ces conditions. Un contrat signé avec un client prévaut sur elles pour ce qu’il règle.

Accès et compte

• Le client crée son compte sur app.weplanify.io. Il désigne ses administrateurs, qui invitent managers et employés et leur ouvrent l’accès, module par module.
• Les employés se connectent à l’application mobile avec leur numéro de téléphone, sans mot de passe.
• Chaque utilisateur garde ses accès pour lui. Le client répond des actions faites depuis les comptes de ses utilisateurs, et retire l’accès des personnes qui quittent l’entreprise.

Essai gratuit

Chaque nouveau compte a 30 jours d’essai gratuit, sans carte bancaire, mise en route accompagnée comprise. À la fin des 30 jours, l’accès est suspendu jusqu’à la souscription d’une offre. Aucune carte n’ayant été demandée, rien n’est prélevé.

Abonnement et facturation

• Weplanify se facture par employé suivi et par mois, en FCFA, selon l’offre choisie. Les prix en vigueur sont ceux de la page Tarifs.
• Un employé facturé est un employé actif sur la période. Les administrateurs et les cinq premiers managers ou membres de la direction ne sont pas facturés ; au-delà, chacun est facturé comme un employé. Les journaliers sont facturés à part, au nombre choisi par l’entreprise.
• Chaque offre a un minimum de facturation mensuel, indiqué sur la page Tarifs : il couvre jusqu’à 16 employés pour l’offre RH simple, jusqu’à 18 pour l’offre RH + paie + dépenses.
• À partir de 250 employés, le prix est établi avec le client.
• L’abonnement est sans engagement de durée. Le client change d’offre quand il veut, dans les deux sens : le changement prend effet immédiatement et la facturation est ajustée au prorata.
• La mise en route et les mises à jour sont incluses.
• Le paiement se fait par carte bancaire (Stripe) ou par mobile money (PayDunya). Pour un prix établi sur mesure, il peut aussi se faire hors de la plateforme, par virement ou par chèque.
• Un abonnement impayé entraîne la suspension de l’accès jusqu’à régularisation.

Obligations du client

• Utiliser Weplanify dans le respect des lois de son pays, notamment le droit du travail et la protection des données personnelles.
• Informer ses employés de l’usage fait de leurs données, en particulier du pointage par géolocalisation ou par reconnaissance faciale, et accomplir les formalités exigées auprès de l’autorité de protection des données (au Sénégal, la CDP).
• Vérifier les données qu’il saisit et relire les bulletins avant de les valider : ils sont calculés à partir de ses paramètres et de ses données.
• Ne pas chercher à contourner la sécurité du service, à accéder aux données d’un autre client, ni à revendre l’accès à un tiers.

Données du client et réversibilité

• Les données saisies dans Weplanify appartiennent au client.
• Weplanify les traite pour son compte, en tant que sous-traitant, dans les conditions décrites par la politique de confidentialité.
• Le client peut exporter ses données à tout moment, dans un format lisible par son comptable ; le rapport de pointage du mois s’exporte en Excel.
• À la fin de l’abonnement, l’accès court jusqu’à la fin de la période en cours, le temps d’exporter. Les données sont ensuite supprimées.

Disponibilité et support

• Weplanify veille à ce que le service soit disponible en continu, sans pouvoir garantir l’absence d’interruption : maintenance, mise à jour, panne d’un prestataire ou du réseau.
• Sur le téléphone, l’heure d’un pointage est enregistrée même sans réseau, et envoyée dès que la connexion revient.
• La mise en route est accompagnée : les sites, les équipes, les horaires et les règles de paie sont configurés avec le client.
• Le support se joint par e-mail à [email protected]. La documentation décrit chaque écran.

Responsabilité

• Weplanify fournit un outil. Les décisions de gestion, de paie et de déclaration restent celles du client, qui relit et valide ce que le logiciel calcule.
• Weplanify ne répond pas des conséquences d’une donnée inexacte saisie par le client, d’un usage contraire à ces conditions, ni d’une interruption due à un prestataire ou au réseau.

Résiliation

• Sans engagement de durée, le client arrête quand il veut. L’accès court jusqu’à la fin de la période en cours, puis les données suivent la règle de réversibilité ci-dessus.
• Weplanify peut suspendre l’accès en cas d’impayé, et y mettre fin en cas de manquement grave du client à ces conditions.

Droit applicable et litiges

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