Fonctionnalité · Formulaires et demandes
Ce qui passait par un papier ou un message passe par un formulaire, et arrive à la bonne personne.
Demandes RH, recrutement, évaluations, rapports d’incident, sondages, formations, check-lists : chacun part d’un modèle prêt, se remplit depuis le téléphone et suit son circuit jusqu’à une décision.
Un catalogue en français et en anglais, que vous ajustez avant de publier
Le recrutement proposé par défaut, de « nouveau » à « embauché », que vous renommez ou complétez
En fin de période d’essai : confirmer, renouveler l’essai ou y mettre fin
Le module en un mot
Une demande, un circuit, une décision
L’envoi
L’employé choisit un formulaire dans son application, joint une photo ou un fichier, et l’envoie. Plus de feuille qui se perd entre le site et le bureau.
Le circuit
La demande passe par les validateurs prévus, dans l’ordre : responsable direct, RH, direction. Chacun trouve ce qui l’attend dans « À traiter ».
La trace
Chaque réponse garde qui l’a envoyée, qui a décidé et quand. Une attestation demandée en mars se retrouve sans fouiller une messagerie.
Demandes RH et recrutement
Les demandes du quotidien et les candidats, sans cahier ni messagerie
Attestation, matériel, formation, absence exceptionnelle, signalement aux RH : chaque demande a son formulaire et son circuit. Et chaque offre d’emploi a ses candidats, rangés par étape.
WeplanifySC| Employé | Demande | Envoyée le | État |
|---|---|---|---|
| Awa Ndiaye | Attestation de travail | 06/10 | validée |
| Moussa Diop | Matériel · chaussures de sécurité | 07/10 | chez les RH |
| Fatou Sow | Demande de formation | 08/10 | à valider |
| Ibrahima Ba | Absence exceptionnelle | 09/10 | à valider |
Pour une attestation, le document est joint au moment de la validation : l’employé le reçoit avec la réponse.
WeplanifySC| Candidat | Offre | Reçue le | Étape |
|---|---|---|---|
| Khady Mbaye | Agent de sécurité | 30/09 | proposition |
| Cheikh Gueye | Agent de sécurité | 01/10 | entretien |
| Samba Ndour | Chef d’équipe | 03/10 | présélection |
| Ousmane Kane | Chef d’équipe | 04/10 | nouveau |
Le candidat postule depuis la page publique de l’offre, avec le formulaire de candidature que vous avez choisi. « Embaucher » ouvre la fiche du nouvel employé déjà remplie : rien n’est créé tant qu’elle n’est pas enregistrée.
Le circuit de validation
Chaque demande suit son circuit, et chacun sait ce qui l’attend.
Le circuit se règle une fois par type de demande, en une ou plusieurs étapes. C’est le même que pour les congés et les avances : vos validateurs n’ont qu’une seule habitude à prendre.
« À traiter », au même endroit. Ce qui attend votre décision, toutes demandes confondues, sur le web comme sur le téléphone.
Les fichiers arrivent avec la demande. Justificatif, photo, devis : ils sont joints avant l’envoi, et le validateur les a sous les yeux.
Une décision, une note. On valide ou on refuse avec un mot d’explication : l’employé sait pourquoi, sans venir le demander.
Sur le terrain
Un incident se déclare au moment où il arrive, photo à l’appui.
Le rapport part du téléphone de celui qui a vu, avec le lieu, la gravité et les photos. Il ne s’arrête pas à l’envoi : quelqu’un le prend en charge, et il reste ouvert jusqu’à sa résolution.
Un incident critique n’attend pas. Il alerte tout de suite les personnes chargées de le traiter, sans attendre que quelqu’un ouvre l’écran.
Un statut que tout le monde lit de la même façon. Nouveau, pris en charge, résolu ou classé sans suite : on sait où en est chaque incident.
Les check-lists du site. Ouverture et fermeture, inspection, fin de service : la même liste, remplie par l’équipe en place, avec les photos de ce qui ne va pas.
En détail
Ce que le module sait faire
Recrutement
Une offre, sa page publique, son formulaire de candidature et ses étapes. Les candidats avancent d’étape en étape jusqu’à l’embauche ou au refus.
Fin de période d’essai
L’évaluation se crée d’elle-même avant la fin de l’essai, selon les règles du pays. Le responsable recommande, la décision est prise, puis l’employé signe.
Campagnes d’évaluation
Entretien annuel ou fin de mission : chaque évaluateur voit les évaluations qu’il doit faire, et il est relancé s’il tarde.
Incidents et presque-accidents
La gravité, le lieu, les photos, les personnes concernées. La situation dangereuse et le presque-accident ont leur propre modèle : ce sont eux qui évitent le suivant.
Sondages
Satisfaction de l’équipe, baromètre mensuel, retour d’intégration, anonymes si vous le voulez. Ceux qui n’ont pas répondu sont relancés.
Quiz
Un quiz noté, avec une note de réussite et des tentatives. Les résultats se lisent par employé.
Formations
La demande part de l’application et suit son circuit. Après la session, un questionnaire recueille l’avis des participants et un quiz vérifie ce qui a été retenu.
Un catalogue de modèles
On ne part jamais d’une page blanche : chaque formulaire vient d’un modèle prêt, en français et en anglais, que vous ajustez avant de le publier.
Ce que nous ne prétendons pas faire
Pas une plateforme de cours, pas une machine à trier les candidats
Une formation se demande, se valide et se vérifie par un quiz, mais les supports de cours restent les vôtres. Les candidatures ne sont pas classées par un algorithme : quelqu’un de chez vous lit chaque candidat et le fait avancer. Et une check-list ne remplace pas le contrôle sur place : elle en garde la trace. Nous préférons le dire ici plutôt que dans une réunion de démarrage.
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