Fonctionnalité · Documents
Un coffre-fort, des collectes, des signatures, et un espace où le salarié se sert lui-même.
Un document n’est pas « un fichier d’employé ». Il s’accroche à ce qu’on veut (un employé, un contrat, une tâche, un pointage), et on le retrouve là où on en a besoin.
Contrat, bulletin, pièce d’identité, diplôme, et les vôtres
Stockage privé, chaque ouverture passe par un lien valable une heure
Administrateur, responsable, salarié : vérifiés document par document
Le module en un mot
Classer, réclamer, laisser se servir
Le classement
Dossiers avec icône et couleur, étiquettes libres, archivage. Chaque remplacement crée une version numérotée avec sa note de changement : l’historique n’est jamais écrasé.
La collecte
Une collecte demande la même pièce à des employés ou à des groupes, avec une date limite. Chaque pièce suit un parcours court : à déposer, à vérifier, validée, ou refusée avec son motif.
Le self-service
Le salarié consulte ses documents, télécharge ses bulletins, dépose ce qu’on lui demande et signe ce qu’on lui envoie. Depuis son téléphone, sans passer par le bureau RH.
La collecte
Réclamer une pièce cesse d’être un travail de relance
Une collecte remplace la liste sur un coin de bureau : qui a déposé, qui n’a rien envoyé, qui a déposé quelque chose d’inexploitable. Et adressée à un groupe, elle suit ses membres : le nouvel arrivant reçoit la demande lui aussi.
WeplanifySC| Employé | Pièce | Déposé le | État |
|---|---|---|---|
| Awa Ndiaye | Carte d’identité | 02/09 | validé |
| Fatou Sow | Carte d’identité | 04/09 | à vérifier |
| Moussa Diop | Carte d’identité | 03/09 | refusé · illisible |
| Ibrahima Ba | Carte d’identité | – | en retard |
Le rejet porte son motif : le salarié sait quoi redéposer sans qu’on le lui explique une deuxième fois.
WeplanifySC| Document | Rattaché à | Fin de validité | Statut |
|---|---|---|---|
| Visa de travail | Cheikh Gueye | 28/08/2026 | expiré |
| Permis poids lourd | Ousmane Kane | 08/09/2026 | expire bientôt |
| Habilitation électrique | Samba Ndour | 14/03/2027 | valide |
| Contrat à durée déterminée | Khady Mbaye | 30/09/2026 | expire bientôt |
Le statut est mis à jour chaque jour, pas au moment où quelqu’un ouvre l’écran : une pièce passe « expire bientôt » trente jours avant son échéance. Le compteur dit combien sont périmées avant qu’on pose la question.
WeplanifySCPièce d’identité
Elle reste ouverte après validation : un salarié dépose une version à jour sans qu’on rouvre quoi que ce soit.
Un contrôle six mois plus tard porte sur ce qui était vrai à l’époque, pas sur la dernière pièce déposée.
La demande permanente
Une collecte qu’on ouvre une fois et qu’on ne referme jamais.
Une demande classique vise une liste d’employés à une date. Une demande permanente vise tout le monde, tout le temps, y compris ceux qui ne sont pas encore embauchés.
Pas de liste à tenir à jour. Un salarié qui arrive en novembre hérite de la demande sans que personne y pense. C’est ce qui évite les collectes qu’on relance tous les six mois.
Elle reste ouverte après validation. Passeport renouvelé, nouveau relevé bancaire : le salarié dépose une version à jour quand il l’a, sans qu’on ait à rouvrir quoi que ce soit.
Le dépôt crée une version, pas un doublon. La pièce précédente reste consultable avec sa note de changement. Un contrôle six mois plus tard porte sur ce qui était vrai à l’époque.
Ce que voit qui
Aucun fichier n’est public. Pas un seul.
C’est la partie du module qu’un dirigeant doit regarder. Les documents du personnel sont ce qu’une entreprise garde de plus sensible, et un dossier RH qui fuit ne se rattrape pas.
Rien ne s’ouvre par une adresse devinée. Le stockage est privé. Chaque consultation passe par un lien qui expire au bout d’une heure : un lien copié hier ne s’ouvre plus aujourd’hui.
Le droit est vérifié document par document. Un responsable voit les salariés de ses groupes, un salarié voit les siens. Le contrôle n’est pas fait à l’entrée de la page mais sur chaque pièce.
La mention confidentielle passe avant tout le reste. Une pièce marquée confidentielle n’est visible que de la personne concernée. Même un responsable légitimement rattaché ne la voit pas.
Chaque consultation laisse une trace. Qui a ouvert, quand, depuis quelle adresse et quel navigateur. C’est ce qui transforme une suspicion en fait.
Un lien externe reste sous contrôle. Envoyer une attestation à une banque n’oblige pas à lui ouvrir un compte : un lien de partage, avec mot de passe si vous voulez, une date d’expiration et un nombre maximum de téléchargements.
Confidentiel : visible de la seule personne concernée. Un responsable légitimement rattaché ne le voit pas non plus.
Envoyer une pièce à une banque n’oblige pas à lui ouvrir un compte.
En détail
Ce que le module sait faire
Signature électronique
Un PDF à signer en quatre étapes : le document, les signataires, l’emplacement des signatures, l’envoi. Chacun signe dans l’application ou par un lien, sans compte, même une personne extérieure.
Suivi et preuve
Vous voyez qui a signé, et vous relancez les retardataires d’un clic. La copie signée se range sur la fiche de l’employé, avec une page de preuve : date, heure, adresse IP, empreinte du document.
Rangé à côté de ce qu’il prouve
Une pièce s’accroche à un employé, un contrat, une tâche ou un pointage. Le justificatif vit à côté de ce qu’il justifie.
Les anciennes versions restent
Chaque remplacement est une version numérotée avec sa note de changement. On remonte le fil, on n’écrase rien.
Dossiers et étiquettes
Icône, couleur, description, archivage. Et des étiquettes libres pour les classements qui ne rentrent pas dans une arborescence.
Droits par pièce
Téléchargeable ou non, supprimable ou non par le salarié. Un contrat ne se supprime pas comme une note de service.
Une page « À traiter »
Pièces à vérifier, signatures en cours, pièces expirées à redemander : tout ce qui attend une décision, au même endroit.
L’espace du salarié
Ses documents, ses pièces à fournir, ses bulletins et ses signatures, dans son application, sans passer par les RH.
Ce que nous ne prétendons pas faire
Pas de lecture automatique des pièces, pas de signature hors PDF
Les pièces du personnel ne sont pas lues par une machine : quelqu’un de chez vous ouvre chacune, la valide, ou la refuse avec un motif. Seuls les PDF se font signer. Et un document de l’entreprise, comme une attestation d’assurance, se renouvelle à la main : seules les pièces rattachées à un employé se redemandent d’un clic. Nous préférons le dire ici plutôt que dans une réunion de démarrage.
Voir documents dans votre métier
Lancez une collecte sur une pièce que vous courez après.
Une seule suffit pour voir combien reviennent, et en combien de temps.