Logiciel de pointage des employés au Sénégal : guide 2026

Un logiciel de pointage enregistre l’heure d’arrivée et de départ de chaque employé, puis la compare au planning prévu. C’est cette comparaison qui compte : un retard n’existe que par rapport à un horaire, et une garde de nuit n’est pas un retard. Une feuille de présence, papier ou Excel, ne dit ni qui manquait, ni combien d’heures doivent réellement être payées.

Au Sénégal, trois situations rendent la feuille de présence particulièrement fragile : les équipes réparties sur plusieurs sites (Dakar, Thiès, Mbour, Diamniadio…), le travail de nuit et de week-end (gardiennage, cliniques, pharmacies de garde, hôtellerie) et les journaliers payés à la journée sur les chantiers. Dans ces trois cas, le responsable ne voit pas le terrain, et les heures payées reposent sur ce qu’on lui déclare.

Le Code du travail (loi n° 97-17 du 1er décembre 1997) fixe la durée légale à 40 heures par semaine dans les établissements non agricoles. Au-delà, les heures sont des heures supplémentaires : elles sont majorées, à des taux qui diffèrent selon qu’elles sont faites en semaine, la nuit, le dimanche ou un jour férié. Les taux et des exemples chiffrés sont dans notre guide du calcul des heures supplémentaires au Sénégal.

La loi n’impose pas de mode de pointage particulier. Ce qu’elle suppose, c’est que l’employeur puisse justifier les heures qu’il paie, notamment face à l’Inspection du travail ou lors d’un litige. Un relevé de pointage utile doit donc permettre de retrouver :

• l’heure d’entrée et de sortie, jour par jour, pour chaque employé ;
• les heures au-delà de 40 heures dans la semaine ;
• les heures de nuit, de dimanche et de jours fériés, qui ne se paient pas au même taux ;
• qui a corrigé un pointage, et quand.

Il n’y a pas de bon mode dans l’absolu, il y a celui qui correspond au poste. Weplanify en propose plusieurs, réglés employé par employé :

• QR code affiché au poste : une affiche imprimée — le QR code se télécharge en PDF avec un mode d’emploi en trois étapes — et le téléphone de l’employé suffisent. Aucun matériel à acheter : c’est le point de départ le plus simple pour un bureau, une boutique ou une officine.
• Géolocalisation : le pointage n’est accepté que dans le périmètre autorisé autour du site. C’est le mode des équipes qui changent de lieu : agents de gardiennage postés chez des clients, chantiers, techniciens.
• Badge : pour les sites déjà équipés d’un lecteur, sans changer les habitudes.

Un employé sans smartphone n’est pas un obstacle : un pointeur — chef d’équipe ou chef de chantier — tient la feuille de présence de son équipe depuis son propre téléphone.

La reconnaissance faciale fait aussi partie des modes proposés, mais au Sénégal elle pose une question juridique à part, traitée ci-dessous. Pour comparer ces options avec les pointeuses vendues à Dakar, voir Système de pointage à Dakar : quelle solution choisir.

Pointer, c’est collecter des données personnelles : identité, horaires, parfois une position. Au Sénégal, ces traitements relèvent de la loi n° 2008-12 du 25 janvier 2008 sur la protection des données à caractère personnel, sous le contrôle de la Commission de protection des données personnelles (CDP).

La biométrie obéit à un régime plus strict : tout traitement de données biométriques requiert une autorisation préalable de la CDP. Dans ses précisions sur les dispositifs biométriques au travail, la Commission privilégie l’empreinte digitale, demande que les données soient supprimées au départ de l’employé, et indique que la collecte du visage, de la voix ou de l’iris n’est autorisée qu’à titre exceptionnel, pour des établissements publics stratégiques ou sensibles. Pour une entreprise privée, la reconnaissance faciale n’est donc pas un mode de pointage à déployer sans avoir consulté la CDP.

Quel que soit le mode retenu, quelques règles simples :

• informer les employés avant la mise en place, par note de service ou note d’information : ce qui est collecté, pourquoi, pendant combien de temps, et comment exercer leurs droits ;
• limiter la géolocalisation au moment du pointage : elle sert à vérifier la présence sur le site, pas à suivre l’employé toute la journée ;
• associer les délégués du personnel en amont : c’est souvent là que se joue l’acceptation du dispositif ;
• en cas de doute, interroger la CDP avant de déployer, pas après.

Le QR code et la géolocalisation ne font pas appel à la biométrie : ce sont les deux modes par lesquels commencer. Côté Weplanify, quand la reconnaissance faciale est utilisée, aucune donnée biométrique ne reste sur le téléphone : la photo part au serveur, où se fait la vérification.

C’est la première question posée sur un chantier ou loin du centre de Dakar. Avec l’application Weplanify, un pointage fait sans réseau n’est pas perdu : il est conservé sur le téléphone et envoyé automatiquement dès que la connexion revient. Les formulaires aussi — un rapport de chantier se remplit et se soumet sans réseau.

La connexion se fait sans mot de passe : un numéro de téléphone et un code reçu par SMS. Quand le SMS n’arrive pas — cela arrive —, le responsable fournit un code de secours.

Dernier cas fréquent, la sortie oubliée : une entrée sans sortie n’est pas laissée ouverte indéfiniment, elle est clôturée automatiquement pour ne pas fausser les heures du mois.

Un pointage brut ne vaut rien tant que personne ne l’a confronté au planning. Entre les deux, il y a un contrôle : repérer l’écart (retard, départ anticipé, poste non couvert, pointage hors zone), le corriger si besoin — la correction garde son auteur —, puis valider la période. Rien ne part en paie avant cette validation.

Une fois validées, les heures alimentent la paie : heures normales, heures supplémentaires, majorations de nuit et de dimanche. Avec le module de paie de Weplanify, le mois se remplit depuis les pointages ; si vous gardez votre logiciel de paie actuel, l’export Excel reprend la structure de l’écran, sous-totaux de semaine compris. Pour les cotisations IPRES et CSS et l’impôt sur le revenu, voir notre guide du calcul de la paie au Sénégal.

Le pointage par smartphone a-t-il une valeur en cas de contrôle ?

La loi n’impose pas de mode de pointage. Ce qui compte, c’est de pouvoir justifier les heures payées : un relevé horodaté par employé, avec l’historique des corrections, est plus solide qu’une feuille signée en fin de mois. Weplanify produit un rapport individuel jour par jour, avec l’en-tête de la fiche de l’employé — de quoi répondre à une contestation.

Faut-il acheter une pointeuse ?

Non. Un QR code imprimé et le téléphone de l’employé suffisent pour démarrer. Le badge reste possible sur les sites déjà équipés d’un lecteur.

Peut-on utiliser la reconnaissance faciale dans une entreprise privée au Sénégal ?

Toute biométrie suppose une autorisation préalable de la CDP, et la Commission n’autorise la collecte du visage qu’à titre exceptionnel, pour des établissements publics stratégiques ou sensibles. Consultez la CDP avant tout projet ; le QR code et la géolocalisation ne soulèvent pas cette question.

Que se passe-t-il si un employé oublie de pointer sa sortie ?

L’entrée est clôturée automatiquement pour ne pas fausser le mois. Un responsable peut ensuite corriger l’heure, et la correction reste tracée.

Peut-on suivre plusieurs sites depuis Dakar ?

Oui. Chaque site a son écran du jour, et la direction dispose d’un récapitulatif unique.

Combien coûte Weplanify ?

Le tarif est fixé par employé et par mois, dégressif selon l’effectif. Les montants à jour sont sur la page Tarifs.

Le plus simple est d’essayer sur une seule équipe pendant une semaine : imprimez le QR code, faites pointer l’équipe, et comparez avec le planning. L’écart entre le prévu et le réel apparaît dès le deuxième jour. Réservez une démonstration : nous configurons avec vous vos sites et vos horaires.