À quoi s’applique cette politique
Cette politique s’applique à l’application mobile Weplanify, à l’application web et au site weplanify.io, édités par Weplanify.
- Application mobile
- Weplanify, sur Google Play (développeur « Weplanify team », identifiant com.tyndee) et sur l’App Store
- Application web
- app.weplanify.io
- Site
- weplanify.io
- Éditeur
- WEPLANIFY SARL (Sénégal) et XIPINA LLC (Wyoming, États-Unis)
- Contact
- [email protected]
Qui est responsable de vos données
Weplanify intervient à deux titres, et vos droits s’exercent auprès de celui qui décide de l’usage de vos données.
Sur le site weplanify.io, Weplanify est responsable de traitement
Pour les demandes d’essai, les échanges avec notre équipe et la navigation sur le site, c’est Weplanify qui décide pourquoi et comment les données sont traitées.
Dans l’application, l’entreprise cliente est responsable de traitement, et Weplanify sous-traitant
L’employeur qui s’abonne décide quels employés il suit, ce qu’il saisit et comment ses équipes pointent. Weplanify traite ces données pour son compte et selon ses instructions.
Vous êtes employé d’une entreprise cliente ?
Votre employeur est votre premier interlocuteur : c’est lui qui a choisi Weplanify et qui décide de l’usage de vos données. Si vous nous écrivez, nous lui transmettons votre demande.
Responsable de traitement pour le site
- Société
- WEPLANIFY SARL (Sénégal) et XIPINA LLC (Wyoming, États-Unis)
Les données collectées par le site
La demande d’essai
Le formulaire de la page Demander un essai recueille votre nom, le nom de votre entreprise, votre e-mail, votre numéro de téléphone et la tranche d’effectif de l’entreprise, avec la date d’envoi. Rien d’autre. La demande est enregistrée dans Firebase (Google), où seule l’équipe Weplanify peut la lire. Elle sert à vous écrire ou à vous rappeler, puis à préparer votre compte.
E-mail
Si vous nous écrivez par e-mail, nous recevons votre adresse et le contenu de vos échanges.
La navigation
Le site ne contient aucun outil de mesure d’audience ni de publicité, et ne dépose aucun cookie. Il garde votre choix de langue dans votre navigateur (voir la page Cookies). Comme pour tout site, le serveur et Cloudflare reçoivent l’adresse IP, la page demandée et le type de navigateur de chaque visite : c’est nécessaire pour afficher les pages et bloquer les attaques.
Les polices de caractères
Les polices du site sont chargées depuis Google Fonts : votre navigateur contacte alors les serveurs de Google, qui reçoivent votre adresse IP.
Les données traitées dans l’application
Ce que contient un compte dépend des modules que l’entreprise cliente utilise et de ce qu’elle y saisit. L’application peut traiter :
Identité et poste
Nom, numéro de téléphone (il sert à se connecter à l’application mobile, sans mot de passe), e-mail, matricule, poste, site, équipe, horaires, photo de profil, et les champs personnalisés ajoutés par l’employeur.
Situation personnelle utile à la paie
Sexe, date de naissance, numéro de pièce d’identité, situation matrimoniale, nombre d’enfants et d’épouses, conjoint sans revenu, résidence fiscale, banque et numéro de compte. Ils servent au calcul de la paie (parts fiscales, cotisations) et au virement du salaire.
Contrat et paie
Contrat, salaire et éléments de paie (primes, avantages, avances et prêts, notes de frais), bulletins, états de paie et écritures comptables. Les contrats ne sont visibles que des personnes qui ont l’accès à la paie.
Planning et pointages
Créneaux prévus, heures d’arrivée et de départ, retards, heures supplémentaires, et chaque correction avec son motif et son auteur. Chaque pointage enregistre aussi la position du téléphone à ce moment-là, qui sert à signaler un pointage fait hors du site. En reconnaissance faciale, une photo est prise (voir plus bas).
Absences, demandes et formulaires
Demandes de congé et d’absence avec leurs justificatifs, circuits de validation, formulaires remplis (rapports, check-lists, enquêtes), notes de frais avec la photo du reçu.
Documents et signatures
Contrats, pièces d’identité, certificats et autres pièces déposées par l’employeur ou l’employé. Un document signé électroniquement se termine par une page de preuve : la signature, la date et l’heure, l’adresse IP et l’empreinte numérique du document d’origine.
Journaliers
Nom, téléphone, photo si l’employeur l’exige, journées travaillées et paiements.
Positions
L’application enregistre la position du téléphone au moment d’un pointage et, selon les réglages, au moment de remplir un formulaire ou de réaliser une intervention. Ce sont des positions ponctuelles : l’application ne suit pas les déplacements en continu.
Messages et notifications
Messages échangés dans l’application, et l’identifiant de notification du téléphone, qui permet d’y envoyer les rappels.
Comptes d’encadrement et abonnement
Nom et e-mail des administrateurs et managers, trace de leurs actions (qui a créé ou modifié quoi, et quand), historique de l’abonnement et de la facturation.
La reconnaissance faciale
- Elle ne sert que si l’employeur la choisit pour un employé, sur sa fiche.
- La photo prise au pointage est comparée à la photo de profil de l’employé, sur le serveur de Weplanify, par un modèle de reconnaissance installé sur ce serveur. Aucune image n’est envoyée à un service tiers pour cette comparaison.
- Aucun gabarit biométrique n’est conservé : la comparaison est refaite à chaque pointage, à partir des deux photos.
- Si la vérification réussit, la photo du pointage est effacée aussitôt. Si elle échoue, la photo est gardée avec la journée, pour qu’un responsable vérifie qui a pointé.
- La reconnaissance faciale traite des données biométriques. L’employeur, responsable de traitement, en informe ses employés et accomplit les formalités exigées dans son pays ; au Sénégal, auprès de la CDP.
Pourquoi, et sur quelle base
Chaque traitement a une finalité précise et une base prévue par la loi sénégalaise n° 2008-12 du 25 janvier 2008 sur la protection des données à caractère personnel.
- Répondre à une demande d’essai, vous rappeler, préparer votre compte
- Mesures précontractuelles prises à votre demande.
- Fournir l’application aux entreprises clientes, les accompagner, assurer le support
- Exécution du contrat d’abonnement. Pour les données des employés, la base est celle que retient l’employeur : le plus souvent le contrat de travail et les obligations légales qui en découlent (paie, déclarations sociales et fiscales).
- Facturer l’abonnement et tenir la comptabilité
- Exécution du contrat et obligations légales comptables et fiscales.
- Protéger le site et l’application contre les attaques et les abus
- Obligation de sécurité qui pèse sur tout responsable de traitement.
- Retenir votre langue d’affichage
- Le service que vous demandez en choisissant une langue. Rien n’est transmis.
Le site et l’application web ne contiennent aucun outil publicitaire : vos données ne servent pas à vous cibler.
Combien de temps
- Données de l’application
- Pendant toute la durée de l’abonnement. À la fin du contrat, le client les exporte ; elles sont ensuite supprimées.
- Photo d’un pointage facial
- Effacée aussitôt si la vérification réussit ; gardée avec la journée si elle échoue.
Qui y a accès
Dans l’application, les données ne sont visibles que des utilisateurs que l’entreprise cliente autorise, module par module. Chez Weplanify, l’équipe qui assure la mise en route et le support y accède pour configurer le compte et répondre aux demandes du client.
Weplanify fait appel aux prestataires suivants, qui traitent des données pour son compte :
Hébergeur du serveur
Fait tourner le site, l’application et son interface de programmation.
- Prestataire :
- Amazon Web Services (AWS) : Amazon Web Services, Inc., 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109, États-Unis
Cloudflare (États-Unis)
Protège et accélère weplanify.io, app.weplanify.io et l’interface de l’application : tout le trafic passe par ce service.
Amazon Web Services, S3 (États-Unis)
Stocke les fichiers de l’application : documents, bulletins en PDF, photos. Ils ne s’ouvrent que par des liens signés, valables une heure.
- Pays de stockage :
Google Firebase (États-Unis)
Connexion des utilisateurs (par numéro de téléphone ou par e-mail), notifications sur téléphone et messagerie de l’application ; sur le site, les demandes d’essai, les articles et la documentation.
- Pays d’hébergement :
Google Cloud Document AI (États-Unis)
Lit automatiquement les reçus photographiés, seulement si l’entreprise l’active pour un type de dépense. L’employé confirme ou corrige toujours ce qui a été lu.
Stripe (États-Unis)
Paiement de l’abonnement par carte bancaire.
PayDunya
Paiement de l’abonnement par mobile money.
Envoi des e-mails
Envoie les e-mails de l’application.
- Prestataire :
Transferts hors du pays
Cloudflare, Google, Amazon Web Services et Stripe sont des sociétés américaines : des données peuvent donc être traitées hors du Sénégal et hors d’Afrique. Le serveur de l’application et ses fichiers sont hébergés chez Amazon Web Services.
La loi n° 2008-12 n’autorise le transfert de données personnelles vers un autre État que s’il assure un niveau de protection suffisant, ou dans les cas qu’elle prévoit, sous le contrôle de la CDP.
Sécurité
- Toutes les connexions au site, à l’application et à son interface sont chiffrées (HTTPS).
- Chaque entreprise cliente est isolée des autres : un utilisateur ne voit que les données de sa société et, à l’intérieur, que les modules auxquels il a accès.
- Les fichiers ne s’ouvrent que par des liens signés, qui expirent au bout d’une heure.
- Les créations et modifications gardent leur auteur et leur date ; une correction de pointage garde aussi son motif.
- Un document signé porte une page de preuve qui permet de vérifier qu’il n’a pas été modifié depuis.
Vos droits
La loi n° 2008-12 vous donne, sur vos données personnelles, les droits suivants :
- Accès
- Savoir si des données vous concernant sont traitées, et en obtenir une copie.
- Rectification
- Faire corriger ou compléter une donnée inexacte ou incomplète.
- Opposition
- Vous opposer, pour un motif légitime, à un traitement, et sans motif à tout usage de prospection.
- Suppression
- Faire effacer les données inexactes, incomplètes, périmées, ou dont la conservation n’est pas permise.
Pour les exercer sur les données du site, écrivez-nous à [email protected]. Précisez votre demande ; nous pouvons vous demander de justifier de votre identité.
Pour les données de l’application, adressez-vous d’abord à votre employeur, responsable de traitement. Si vous nous écrivez, nous lui transmettons votre demande.
Réclamation auprès de la CDP
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la Commission de protection des données personnelles (CDP), l’autorité sénégalaise créée par la loi n° 2008-12 : www.cdp.sn. Si vous vivez dans un autre pays, vous pouvez aussi saisir l’autorité de protection des données de ce pays.
Mineurs
Le site et l’application s’adressent aux entreprises et à leurs équipes. Ils ne sont pas destinés aux enfants, et le formulaire d’essai n’a pas à être rempli par un mineur. Quand une entreprise cliente emploie un mineur, il lui revient de s’assurer que le traitement de ses données respecte le droit applicable.
Modifications
Cette politique change quand le service change : un nouveau prestataire, une nouvelle fonction. La date de la version en vigueur figure en haut de la page.