Avant de pouvoir créer la moindre demande d'absence, encore faut-il que l'entreprise ait défini les catégories d'absence qu'elle souhaite suivre. C'est tout l'objet des types d'absence dans Weplanify : ils servent de base commune à l'ensemble du module, puisque c'est à partir d'eux que seront calculés les soldes de congés, appliquées les règles de rémunération et alimentés les rapports RH. Cette configuration se fait depuis la page Absences, accessible via Ressources Humaines > Congés & Absences, en cliquant sur le bouton Types d'absence situé en haut de la page.
Par défaut, Weplanify propose trois types d'absence couvrant les cas d'usage les plus courants, chacun associé à une règle de paiement spécifique qui déterminera automatiquement la façon dont l'absence impacte le solde de congés et la paie de l'employé :
• Payé : la journée d'absence est rémunérée normalement. C'est la règle généralement appliquée aux congés annuels classiques.
• Non payé : la journée n'est pas rémunérée. Cette règle est typiquement utilisée pour les absences sans justification ni validation préalable.
• Déduit des congés : la journée est décomptée du solde de congés de l'employé, sans rémunération distincte associée à cette déduction.
Ces trois règles suffisent à couvrir une grande partie des besoins courants, mais elles ne sont pas figées : chaque entreprise peut tout à fait créer ses propres types d'absence en s'appuyant sur l'une de ces trois logiques de paiement, selon sa convention collective ou sa politique RH interne.
Créer un nouveau type d'absence est une opération rapide. Il suffit de cliquer sur + Nouveau dans le panneau Types d'absence, puis de renseigner un nom suffisamment explicite pour être reconnu facilement par les employés au moment de soumettre leur demande, par exemple Maladie, Maternité ou Télétravail exceptionnel. Il faut ensuite associer ce nouveau type à l'une des trois règles de paiement existantes (payé, non payé, ou déduit des congés), puis enregistrer pour qu'il devienne immédiatement disponible dans le formulaire de création de demande.
Chaque type d'absence dispose enfin d'une icône de corbeille permettant de le supprimer si besoin.
Note : Bien réfléchir à la nomenclature de ces types en amont permet d'éviter les doublons ou les intitulés ambigus qui complexifient ensuite la lecture des rapports d'absence.