Étape 1 - Accéder à la fonction d’import
Depuis le menu latéral gauche, ouvrez l’espace Employés.
En haut à droite de la liste des employés, cliquez sur le bouton Importer afin d’ouvrir la fenêtre d’importation.
Étape 2 - Télécharger le modèle Excel
Si vous ne disposez pas encore de fichier prêt, Weplanify met à votre disposition un modèle Excel préconfiguré.
Dans la fenêtre d’import, cliquez sur Télécharger le modèle afin de récupérer le fichier officiel.
Le modèle contient déjà les colonnes compatibles avec le système, notamment :
- nom complet,
- téléphone,
- matricule,
- poste,
- site,
- horaires,
- type de contrat,
- département,
- et autres informations RH.
Cela permet de préparer facilement vos données avant l’import.
⚠️ Important : assurez-vous que les postes, départements, sites ou autres éléments que vous souhaitez attribuer existent déjà dans Weplanify avant l’importation.
Un message d’alerte vous le rappellera pendant le mapping des colonnes.
Étape 3 - Importer votre fichier Excel
Une fois votre fichier complété :
- Retournez dans la fenêtre d’import
- Glissez-déposez votre fichier dans la zone prévue
- Ou cliquez sur la zone pour sélectionner le fichier depuis votre ordinateur
Formats acceptés :
.xlsx.xls
Étape 4 - Mapper les colonnes
Après le chargement du fichier, Weplanify affiche l’interface de mapping des colonnes.
Cette étape permet d’associer les colonnes de votre fichier Excel aux champs correspondants dans Weplanify.
- À gauche : les colonnes de votre fichier Excel
- À droite : les champs disponibles dans le système
Weplanify détecte automatiquement certaines correspondances telles que :
- le nom complet,
- le téléphone,
- le site,
- la date de naissance,
- l’email,
- etc.
Les colonnes reconnues automatiquement sont déjà pré-remplies.
Pour les colonnes non détectées, vous devez sélectionner manuellement le champ correspondant dans le menu déroulant.
Les champs disponibles incluent notamment :
- Nom complet
- Titre
- Téléphone
- Matricule
- Poste
- Responsable / Manager
- Site
- Département
- Position par défaut
- Date de début de travail
- Type de contrat
- Date de fin de contrat
- Heure de début et de fin par défaut
- Pause
- Jours de repos par défaut
- Solde de congés initial
- Date de reprise de congé
- Cacher dans le planning
- Type de pointage
- Et plusieurs autres champs RH et opérationnels
💡 Astuce :
- Les colonnes avec une flèche verte sont déjà correctement associées.
- Les colonnes avec une flèche grise ne sont pas encore mappées.
- Vous pouvez laisser certains champs sur “-- Champ --” s’ils ne correspondent à aucune donnée utile.
Étape 5 - Tester et valider l’import
Une fois le mapping terminé, cliquez sur Tester l’import en bas à droite.
Weplanify lance alors une vérification automatique afin de :
- contrôler la cohérence des données,
- détecter les erreurs éventuelles,
- et sécuriser l’import avant validation finale.
Si des erreurs sont détectées, elles seront affichées afin que vous puissiez les corriger avant l’import définitif.
Result
Après validation, les employés sont automatiquement ajoutés dans l’espace Employés de Weplanify avec toutes leurs informations :
- nom,
- téléphone,
- matricule,
- poste,
- site,
- département,
- horaires,
- et autres données associées.
L’import en masse facilite considérablement l’onboarding de vos équipes et accélère la mise en place de votre organisation dans Weplanify.