Gérer les congés et les absences fait partie des tâches RH les plus répétitives, et pourtant les plus sensibles : un oubli de validation, un solde mal calculé ou un jour férié non pris en compte peuvent rapidement créer des tensions entre un employé et son manager. Le module Congés & Absences de Weplanify a été pensé pour éliminer ces frictions en centralisant l'ensemble du processus sur une seule interface, accessible aussi bien aux administrateurs RH qu'aux managers et aux employés.
Concrètement, ce module couvre tout le cycle de vie d'une demande d'absence. Il commence par la configuration des types d'absence, qui permet à l'entreprise de définir précisément quelles catégories d'absence existent en interne (congés payés, absences injustifiées, congés non payés, ou tout autre type personnalisé) et selon quelles règles de rémunération elles sont traitées. Il se poursuit avec la mise en place d'un circuit de validation entièrement paramétrable, qui détermine qui doit approuver chaque demande, dans quel ordre, et que faire en cas de refus ou d'absence de réponse dans les délais. Le module intègre également une gestion fine des jours fériés, qui assure que ces journées ne sont jamais décomptées par erreur du solde de congés des employés. Enfin, il propose deux vues complémentaires pour suivre les demandes au quotidien : une vue Liste, pratique pour traiter rapidement les validations en attente, et une vue Calendrier, plus visuelle, qui donne une vision d'ensemble de la disponibilité des équipes sur une période donnée.
Ce guide a pour objectif de présenter en détail chacune de ces fonctionnalités, en suivant l'ordre logique dans lequel elles interviennent dans le processus : la configuration des types d'absence et des jours fériés, le paramétrage du circuit de validation, la création d'une demande d'absence côté employé, puis le suivi et la validation de ces demandes côté manager et RH. Que vous découvriez le module pour la première fois ou que vous cherchiez à approfondir un point précis de sa configuration, vous y trouverez les explications nécessaires pour exploiter pleinement les capacités de Weplanify en matière de gestion des congés et absences.
Weplanify permet également de gérer un calendrier de jours fériés, automatiquement exclu du décompte des jours d'absence. Cette fonctionnalité évite de décompter à tort des jours fériés dans les soldes de congés des employés.
Pour consulter les jours fériés, il faut cliquer sur le bouton Jours fériés depuis la page Absences, puis sélectionner l'année souhaitée dans le menu déroulant Année. La liste affiche alors la date, le nom du jour férié et son statut (par exemple Payé).
Le bouton Personnaliser permet d'ajouter, de modifier ou de retirer des jours fériés spécifiques à l'entreprise, en complément du calendrier officiel proposé par défaut (jours fériés nationaux, fêtes religieuses, etc.). Cette personnalisation est particulièrement utile pour les fêtes mobiles, comme le Ramadan, dont les dates varient chaque année : il est donc conseillé de vérifier ce calendrier en début d'année.