Logiciel entreprise de sécurité : ce qu’il doit faire

Un logiciel d’entreprise de sécurité doit répondre à la question que la direction se pose chaque mois : chaque contrat client est-il tenu, payé juste et rentable ? Les fonctions à exiger en découlent : décrire les sites et leurs postes, planifier les vacations, prouver la présence, payer les heures réellement faites, tenir les dossiers des agents et lire le coût par contrat. Un outil qui couvre une de ces fonctions sans les autres vous condamne à recopier des chiffres d’un fichier à l’autre.

Ce guide d’achat passe les six fonctions en revue, indique ce qu’il faut voir en démonstration, puis les pièges du choix. Il s’adresse au dirigeant ou au directeur d’exploitation d’une société qui gère plusieurs sites clients.

1. Sites et postes. Chaque contrat client se décrit en sites, postes, vacations et effectifs. Tout le reste en dépend : sans cette description, impossible de dire qu’un poste manque.
2. Planning multi-sites. Un planning par site, une vue d’ensemble pour l’exploitation, et un signal quand une vacation n’a pas d’agent, quand un agent est prévu deux fois ou pendant son congé.
3. Présence prouvée. Un pointage comparé au planning, site par site, avec l’heure, le lieu et des corrections tracées. C’est aussi ce que votre client finira par vous demander.
4. Paie. Heures de nuit, dimanches, fériés et heures supplémentaires repris des pointages, avec les cotisations de votre pays ; à défaut, un export propre vers votre outil actuel.
5. Dossiers du personnel. Contrats, pièces d’identité, certificats, avec leurs dates de validité, et les demandes des agents traitées sans papier.
6. Coût et marge par contrat. Les salaires imputés au site où le travail a eu lieu, remplacements compris, en face du montant facturé.

Une démonstration sur les données de l’éditeur ne prouve pas grand-chose. Apportez votre contrat le plus compliqué et demandez à voir, dans l’ordre :

• la semaine de ce contrat, avec une vacation volontairement laissée vide : comment le trou apparaît-il avant publication ?
• la nuit suivante, avec un agent qui ne pointe pas : où l’exploitation le voit-elle, et qui peut réaffecter la vacation ?
• un agent qui a fait deux nuits de remplacement sur un autre site : à quel site ses heures sont-elles imputées ?
• la fin du mois : comment les heures de nuit arrivent-elles sur le bulletin, et avec quel détail ?
• un mois déjà payé : peut-on le modifier, et qui le saurait ?

La dernière question pèse plus lourd qu’elle n’en a l’air. Un mois de paie qui se rouvre librement est un mois que n’importe qui peut réécrire après coup.

• Le matériel par site. Une pointeuse murale par adresse coûte à l’achat et à l’entretien, et chaque nouveau contrat en réclame une de plus. Demandez combien coûte l’ajout d’un site.
• Deux outils qui s’ignorent. Un planning d’un côté, une paie de l’autre : les heures se recopient chaque mois, avec les erreurs que cela suppose.
• Le tarif mal compris. Par agent, par site, par module ? Faites le calcul sur votre effectif réel, agents de réserve compris.
• La paie d’un autre pays. Un logiciel conçu ailleurs doit connaître les cotisations et l’impôt du vôtre. Pour le Sénégal, confrontez ce qu’il calcule à notre guide du calcul de la paie.
• Les promesses trop belles. Un outil qui prétend « trouver le remplaçant tout seul » vous retire une décision qui engage votre relation avec le client. Préférez celui qui montre qui est disponible et vous laisse choisir.
• Les droits mal découpés. Le chef de poste, l’exploitation, la paie et la direction n’ont pas besoin des mêmes écrans. Vérifiez qu’un responsable peut consulter les présences sans pouvoir les corriger, et que les salaires restent réservés à ceux qui gèrent la paie.

Dans Weplanify, chaque site client a son planning, avec ses horaires et ses équipes, et la direction dispose d’un récapitulatif de tous les sites. La rotation enregistrée revient chaque semaine ; avant publication, les vacations « À couvrir », les doubles affectations, les congés et l’effectif sous le minimum sont signalés. Le pointage, par QR code, géolocalisation ou reconnaissance faciale, est comparé au planning, et chaque correction garde son auteur et son motif. Un manager peut consulter l’écran des présences sans pouvoir le corriger, et les contrats ne sont visibles que des personnes qui ont l’accès à la paie.

La paie part de ces heures, avec les règles du pays, et un mois clôturé ne se rouvre pas : une erreur se corrige sur le mois suivant. Les documents suivent la date de validité des pièces. Le module des coûts impute les heures au site où elles ont été faites et affiche la marge quand vous saisissez le montant facturé ; la facturation du client reste dans votre outil comptable. Voir les pages Coûts par site, Paie et Tarifs.

Faut-il un logiciel spécialisé sécurité ou un logiciel RH généraliste ?

L’étiquette compte moins que trois tests : des vacations de nuit qui passent minuit, plusieurs sites pour un même agent, des remplacements tracés. Un outil RH qui ne connaît que des horaires de bureau ne tiendra pas votre exploitation.

Peut-on garder notre logiciel de paie actuel ?

Oui. Le rapport du mois, par site et par agent, s’exporte en Excel avec les colonnes choisies, pour votre outil de paie ou votre comptable. La paie intégrée peut venir plus tard.

Combien de temps faut-il pour démarrer ?

Cela dépend du nombre de sites et de l’état de vos fichiers. Nous conseillons un site pilote, puis une première paie menée en parallèle de votre méthode actuelle et comparée ligne à ligne avant de basculer.

Le logiciel facture-t-il nos clients ?

Non. Vous saisissez le montant facturé pour chaque contrat afin de lire la marge, mais les factures restent émises par votre outil comptable ou votre cabinet.

Celui qui compte le plus de sites, de nuits et de remplacements. Nous le montons avec vous sur un mois, puis nous vous montrons ce qu’il coûte réellement. Réservez une démonstration.