Logiciel de pointage et RH au Togo : guide 2026

Le Togo a remplacé son Code du travail de 2006 par la loi n° 2021-012 du 18 juin 2021. Pour la gestion quotidienne des équipes, les règles à faire apparaître dans le planning et sur le relevé d’heures sont celles-ci :

• 40 heures par semaine de durée légale dans les entreprises non agricoles ; au-delà, des heures supplémentaires majorées selon les taux fixés par la réglementation et la convention collective.
• Un repos hebdomadaire d’au moins 24 heures consécutives.
• 2,5 jours ouvrables de congé payé par mois de service effectif, soit 30 jours ouvrables par an — plus qu’au Sénégal ou au Bénin, un point que les outils paramétrés « pour l’Afrique de l’Ouest » oublient souvent.
• 14 semaines de congé de maternité, avec les prestations de la Caisse nationale de sécurité sociale (CNSS).

Comme ailleurs, la loi n’impose aucun mode de pointage ; elle suppose que l’employeur puisse justifier les heures payées, y compris devant l’inspection du travail.

À Lomé, une bonne part des équipes de terrain travaille en continu : opérations portuaires et logistiques, gardiennage, cliniques, hôtellerie de bord de mer, sans compter les techniciens et chauffeurs qui vont jusqu’à Kara ou Sokodé. Pour ces postes, la feuille de présence est fragile pour deux raisons : le responsable ne voit pas le terrain, et une heure de nuit ou de dimanche ne se paie pas comme une heure de jour.

Un pointage n’a donc de valeur que comparé au planning : le retard se mesure par rapport au poste prévu, la garde de nuit n’est pas un retard, et les heures de nuit, de dimanche et de jours fériés doivent être distinguées dès la saisie — pas reconstituées en fin de mois. C’est ce que fait Weplanify : quatre catégories d’heures supplémentaires (jour, nuit, spécial jour, spécial nuit), uniquement pour les employés qui y sont soumis, aux taux que vous paramétrez.

• QR code affiché au poste : une affiche imprimée et le téléphone de l’employé. Aucun matériel à acheter ; le QR code se télécharge en PDF avec son mode d’emploi.
• Géolocalisation : le pointage n’est accepté que dans le périmètre autorisé autour du site — agents postés, chantiers, tournées.
• Badge : pour les sites déjà équipés d’un lecteur.

Un pointeur — chef d’équipe, chef de quai — tient la feuille de présence de son équipe depuis son téléphone pour ceux qui n’ont pas de smartphone. Un pointage fait sans réseau est conservé sur l’appareil et envoyé dès que la connexion revient. Une sortie oubliée est clôturée automatiquement plutôt que de fausser le mois, et chaque correction garde son auteur.

Au Togo, la collecte de données personnelles au travail relève de la loi n° 2019-014 du 29 octobre 2019 et de l’Instance de protection des données à caractère personnel (IPDCP). Les données biométriques y sont des données sensibles : avant tout projet de pointage par empreinte ou reconnaissance faciale, adressez-vous à l’IPDCP et informez les employés par écrit — ce qui est collecté, pourquoi, pendant combien de temps, et comment exercer leurs droits.

Le QR code et la géolocalisation ne font pas appel à la biométrie : commencez par là. Si la reconnaissance faciale est retenue, la photo part au serveur où se fait la vérification ; rien n’est comparé ni stocké sur le téléphone.

Dans Weplanify, la semaine type se répète d’elle-même ; vous ne traitez que les exceptions. Un créneau non couvert est signalé avant publication, un conflit apparaît en rouge sur la cellule, et le planning publié est dans le téléphone de chaque employé le soir même. Les rotations 2×8, 3×8 et les gardes de 12 heures se posent une fois et se répètent ; le glisser-déposer et la modification en masse servent aux ajustements.

Les jours fériés à prévoir au Togo : 1er janvier, 13 janvier, lundi de Pâques, 27 avril (fête de l’Indépendance), 1er mai, Ascension, lundi de Pentecôte, 21 juin (journée des Martyrs), 15 août, 1er novembre, 25 décembre, et les fêtes musulmanes à date mobile — Ramadan (Aïd el-Fitr) et Tabaski. Le repos hebdomadaire de 24 heures consécutives doit figurer dans le planning de chacun, surtout quand l’activité ne s’arrête pas le dimanche et que le repos est donné par roulement.

Avec 2,5 jours ouvrables par mois, un salarié togolais acquiert 30 jours ouvrables par an. Tenez le solde dans cette unité — Weplanify débite les soldes en jours ouvrables ou ouvrés selon le réglage de votre société — et comptez la durée des absences en jours calendaires, week-end compris : les deux nombres ne mesurent pas la même chose.

La demande part du téléphone de l’employé, avec son justificatif ; elle suit le circuit de validation que vous avez configuré, chaque étape portant un nom et une heure ; l’employé suit son état sans relancer ; une fois acceptée, elle produit son effet en paie. Une absence non justifiée naît d’un créneau prévu sans pointage : personne n’a à la saisir.

La paie de Weplanify est un cycle mensuel qui part des présences : le mois se remplit depuis le planning ou les pointages, les éléments variables s’ajoutent, les bulletins se calculent. Cotisations à la CNSS, impôt sur les salaires, plafonds et majorations sont des règles paramétrées pour le Togo, pas du code. En sortie : bulletins PDF, livre de paie, charges, ordre de virement, état des avances, et la fiche de déclaration faite pour être recopiée sur le portail de la caisse. Vous gardez votre logiciel de paie ? Les heures s’exportent vers Excel.

Les acomptes validés se retiennent d’eux-mêmes jusqu’au solde ; les notes de frais commencent par la photo du reçu ; attestations, équipements et déclarations d’accident du travail passent par des formulaires que vous créez, avec leur circuit de validation.

Combien de jours de congé par an au Togo ?

30 jours ouvrables pour une année complète, à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de service effectif. La convention collective peut prévoir mieux.

Quelle est la durée légale du travail au Togo ?

40 heures par semaine dans les entreprises non agricoles. Au-delà, ce sont des heures supplémentaires, majorées.

Peut-on pointer par reconnaissance faciale au Togo ?

Les données biométriques sont des données sensibles au sens de la loi n° 2019-014 : adressez-vous à l’IPDCP avant tout projet. Le QR code et la géolocalisation ne soulèvent pas cette question.

Comment gérer une équipe en 3×8 au port ou en clinique ?

Le cycle se pose une fois et se répète ; les créneaux non couverts sont signalés avant publication ; les heures de nuit et de dimanche sont classées dès le pointage, aux taux paramétrés.

Que se passe-t-il sans réseau ?

Le pointage est conservé sur le téléphone et envoyé dès que la connexion revient. Les formulaires aussi.

Combien coûte Weplanify ?

Le tarif est fixé par employé et par mois, dégressif selon l’effectif, en francs CFA. Les montants à jour sont sur la page Tarifs.

Choisissez l’équipe dont les heures de nuit vous coûtent le plus à vérifier, faites-la pointer une semaine, et regardez le classement des heures avant la paie. Réservez une démonstration : nous configurons avec vous vos sites, vos rotations et vos règles de paie togolaises.