Le circuit de validation définit qui doit approuver une demande d'absence, et selon quelles règles. Il se configure sous forme d'étapes successives, accessibles depuis le bouton Paramètres des validations sur la page Absences.
Chaque circuit peut comporter une ou plusieurs étapes (par exemple une étape Validation N+1, suivie d'une étape supplémentaire si besoin). Pour ajouter une étape, il suffit de cliquer sur + Ajouter une étape en bas de la liste des étapes.
Configurer une étape :
En cliquant sur une étape existante (par exemple Validation N+1), on accède à ses paramètres détaillés :
• Nom de l'étape : le libellé affiché dans le workflow, par exemple « Validation N+1 ou Validation Responsable ».
• Description : un texte optionnel permettant de préciser l'objet de l'étape.
• Responsable de l'étape : défini soit via une variable dynamique (par exemple « le manager direct de l'employé »), soit en assignant manuellement une personne précise. La variable dynamique est particulièrement utile pour automatiser le circuit sans avoir à le reconfigurer à chaque changement d'équipe.
Définir le comportement selon la réponse du validateur :
Pour chaque étape, il est possible de définir précisément le comportement du workflow en fonction de la réponse du responsable désigné :
Si la réponse est Oui : le statut de la demande est mis à jour selon la valeur choisie, généralement « Accepté ».
Si la réponse est Non : le statut est mis à jour (par exemple « Refusé »), avec la possibilité d'activer ou non l'option de passer à l'étape suivante malgré le refus.
En cas de délai dépassé : un statut spécifique peut être appliqué, avec la possibilité d'activer le passage automatique à l'étape suivante. Cette option est particulièrement recommandée : elle évite qu'une demande reste bloquée indéfiniment si un validateur ne répond pas dans les temps.
Une option supplémentaire, « Le responsable de l'étape peut valider et terminer le workflow », permet à un seul validateur de clôturer directement la demande sans qu'elle ait besoin de passer par les étapes suivantes. Une fois tous les paramètres définis, il suffit de cliquer sur Enregistrer pour valider la configuration de l'étape.
Supprimer les validateurs en double : cette option, lorsqu'elle est activée, garantit que si un même validateur apparaît à plusieurs étapes, seule la dernière occurrence est conservée.