Planning de gardien d’immeuble : horaires et repos

Un planning de gardien d’immeuble pose un problème particulier : peu de personnes, souvent deux ou trois, pour des besoins qui ne s’arrêtent ni la nuit ni le dimanche. Un repos mal placé ou un congé non remplacé suffit à laisser la résidence sans personne à l’entrée. Le bon planning part donc des moments à couvrir, désigne pour chacun un titulaire et un remplaçant, et rend les repos visibles plusieurs semaines à l’avance.

Que le gardien soit employé par la copropriété, par le propriétaire ou par une société de gardiennage, la démarche est la même. Ce qui change, c’est l’employeur qui signe le contrat, et donc celui qui répond des repos et des horaires.

Listez-les avant de placer quiconque. Pour une résidence ordinaire :

• l’ouverture du matin : portail, arrivée du personnel de maison, départ des véhicules ;
• la journée : livraisons, visiteurs, artisans, ramassage des ordures ;
• le retour du soir : un pic d’entrées et de sorties qu’il faut tenir ;
• la nuit : fermeture, surveillance, tours du parking et des parties communes ;
• le week-end et les fériés : moins de passages, mais une résidence pleine.

Pour chaque moment, précisez s’il faut une présence permanente ou seulement à certaines heures. Telle résidence se contente d’un gardien de jour et d’un gardien de nuit ; telle autre demandera deux personnes la nuit.

Un gardien de jour, un gardien de nuit. De 07:00 à 19:00 et de 19:00 à 07:00, du lundi au samedi par exemple, avec un remplaçant pour les dimanches et les repos. C’est l’organisation la plus lisible, à condition que le remplaçant existe vraiment et connaisse la résidence.

Trois gardiens en rotation. Chacun alterne jours, nuits et repos sur un cycle, ce qui répartit les nuits et les dimanches. Exemple sur six jours : gardien A, jour, jour, nuit, nuit, repos, repos ; gardien B, le même cycle décalé de deux jours ; gardien C, décalé de quatre jours. Chaque journée compte alors un gardien de jour, un de nuit et un au repos. Plus équitable, mais chacun doit connaître les consignes de jour comme de nuit, et le cycle de six jours ne retombe pas sur la semaine : affichez-le sur le mois entier.

Le gardien logé sur place. Il habite la résidence, ce qui rassure les copropriétaires. Le piège consiste à le croire disponible à toute heure. Ses heures de travail, ses repos et ses éventuelles astreintes doivent être écrits : ce que dit le Code du travail de votre pays sur la présence et l’astreinte s’applique à lui comme aux autres. Faites vérifier ce point par votre conseil.

Une résidence avec deux gardiens et sans remplaçant n’a pas de planning : elle a une suite de services rendus. Quatre mesures changent cela :

1. Nommez un remplaçant habituel, qui vient une fois par mois même sans absence, pour connaître les lieux et les résidents.
2. Posez les congés à l’avance, un par un, en vérifiant que le remplaçant est libre ; le calcul des droits au Sénégal est dans notre article sur les congés payés au Sénégal.
3. Écrivez la procédure de l’absence imprévue : qui le gardien prévient, à quelle heure au plus tard, et qui tient l’entrée en attendant.
4. Affichez le planning du mois dans la loge, avec le nom du gardien de chaque vacation et le numéro à appeler.

Rédigez enfin les consignes de la résidence : visiteurs, livraisons, clés, urgences. Un remplaçant sans consignes écrites gardera la porte, mais ne saura pas qui laisser entrer.

Dans Weplanify, une résidence a son planning, avec ses horaires et ses gardiens. L’organisation qui revient chaque semaine s’enregistre une fois, et les semaines suivantes s’ouvrent déjà remplies. Un congé demandé depuis le téléphone du gardien s’affiche « Congé demandé » sur ses vacations avant validation : vous voyez ce qu’il faudra couvrir avant d’accepter. Le remplacement se fait en transférant la vacation vers le remplaçant.

Le gardien pointe à la loge grâce au QR code affiché au poste, et les tâches de sa vacation (fermer le portail, vérifier l’éclairage du parking) se cochent dans l’application. Le planning s’exporte en PDF pour l’affichage. Le tarif est fixé par employé et par mois, ce qui convient aussi à une petite équipe. Voir les pages Planning, Absences & congés et Tarifs.

Un gardien logé peut-il être appelé la nuit ?

Seulement si son contrat prévoit des astreintes, dans les conditions fixées par votre Code du travail et votre convention ; le temps d’intervention compte alors en général comme du travail. Sans clause écrite, mieux vaut un gardien de nuit dédié.

Combien de gardiens pour une résidence surveillée jour et nuit ?

Deux titulaires couvrent le jour et la nuit, mais pas leurs propres repos. Avec un remplaçant régulier pour les repos et les congés, le compte devient réaliste ; vérifiez la durée hebdomadaire de chacun au regard de vos textes.

Qui doit tenir le planning : le syndic ou la société de gardiennage ?

Celui qui emploie les gardiens. Si une société de gardiennage les fournit, elle planifie et remplace ; le syndic vérifie que le contrat de prestation est respecté, poste par poste.

Faut-il un logiciel pour deux gardiens ?

Pas forcément : un tableau affiché et un remplaçant joignable suffisent tant que tout se passe bien. Un outil devient utile quand vous gérez plusieurs résidences ou que vous devez prouver les présences aux copropriétaires.

Posez le mois prochain avec les repos et les congés déjà connus, nommez un remplaçant pour chaque vacation et affichez le tout. Si vous gérez plusieurs résidences, réservez une démonstration : nous montons vos sites et leurs gardiens avec vous.