Gérer et classer les Documents RH
Weplanify tente de répondre aux problèmes de dispersion des documents, d’oublis récurrents et de perte de temps en mettant à disposition un espace documentaire dédié pour chaque employé de votre organisation. Tous les fichiers sont regroupés au même endroit, accessibles en quelques clics, ce qui facilite la consultation, le contrôle et la mise à jour des dossiers RH au quotidien.
Centraliser les documents de vos employés dans un outil unique présente plusieurs avantages concrets pour votre organisation :
- Gain de temps : plus besoin de chercher un contrat dans un dossier partagé. Tout est accessible depuis le profil de l'employé en quelques secondes.
- Réduction des erreurs : un espace unique évite les doublons, les versions obsolètes et les documents mal rangés qui peuvent conduire à des erreurs de gestion.
- Meilleur contrôle : vous savez à tout moment quels documents sont présents dans chaque dossier, lesquels sont manquants et lesquels arrivent à expiration.
- Conformité facilitée : en cas d'audit interne ou de contrôle, tous les documents sont disponibles immédiatement, classés et traçables.
- Collaboration simplifiée : plusieurs gestionnaires RH peuvent accéder aux mêmes dossiers sans risque de perte ou d'écrasement de fichiers.
Ce que vous verrez sur l'écran
En haut à droite, un compteur global indique le nombre total de documents enregistrés pour cet employé (exemple : "0 document(s)" si aucun fichier n'a encore été déposé).
En dessous, vous trouvez la liste complète des catégories de documents disponibles, chacune affichant le nombre de fichiers qu'elle contient.
Pour les cas spécifiques chaque catégorie est cliquable et s'ouvre pour révéler les fichiers qu'elle contient. Un bouton + Nouveau document en haut à droite vous permet d'uploader un fichier directement depuis cette vue.
Comment classer vos documents RH?
Weplanify propose un système de classification structuré en plusieurs catégories de documents. Chaque fichier déposé est rangé dans la catégorie qui lui correspond, ce qui permet de retrouver n'importe quel document en quelques secondes
Catégories de documents :
- Contrat : Contrats de travail, avenants, lettres d'embauche, ruptures conventionnelles.
- Pièce d'identité : Carte nationale d'identité, passeport, titre de séjour.
- Diplôme : Diplômes académiques, attestations de formation, relevés de notes.
- Certificat : Certificats de travail, attestations employeur, certificats médicaux.
- Fiche de paie : Bulletins de salaire mensuels.
- Justificatif : Justificatifs de domicile, RIB, tout document administratif complémentaire.
- Signature : Documents nécessitant une signature électronique.
- Image : Photo d'identité ou tout fichier image lié au dossier de l'employé.
- Autre : Tout document ne correspondant pas aux catégories précédentes.
Conseil : lors de l'upload d'un document, sélectionnez toujours la catégorie la plus précise possible. Cela facilitera les recherches et le contrôle de conformité