Planning de gardiennage : tenir un roulement 24 h/24

Tenir un roulement 24 h/24 sur plusieurs sites clients tient en trois gestes : décrire chaque poste avec son horaire et son effectif, poser une rotation jour/nuit qui se répète d’elle-même, puis vérifier chaque semaine que chaque vacation a un nom en face avant de la diffuser. Le reste, remplacements et repos décalés, se traite en exceptions.

Une société de gardiennage ne planifie pas comme un bureau. Des dizaines de sites, des vacations de douze heures en rotation continue, des agents que le responsable d’exploitation ne croise presque jamais. Le risque n’est pas administratif : c’est un poste vide que le client découvre avant vous. Tout ce qui suit vise à voir ce trou avant lui, sur Excel, sur papier ou avec un logiciel.

Un planning qui part des agents (« qui est libre lundi ? ») se refait chaque semaine. Un planning qui part des postes se remplit. Pour chaque site client, écrivez noir sur blanc :

• le poste : contrôle d’accès, ronde, loge, poste de nuit, avec ce que le client exige pour le tenir ;
• la vacation : 08–20 et 20–08 pour une rotation en 2x12, matin, soir et nuit pour un 3x8, ou une vacation unique de jour ;
• l’effectif par vacation : un agent, deux agents, trois la nuit ;
• les jours concernés : tous les jours, ou seulement les jours ouvrés du client.

Cette feuille de postes dimensionne l’équipe. Prenons, pour l’exemple, un site qui demande un agent en permanence : deux vacations de douze heures par jour, quatorze par semaine. Répartissez-les sur le nombre d’agents que la réglementation de votre pays et votre convention collective permettent, puis ajoutez une marge pour les repos et les absences. C’est ce nombre, et non le nombre de postes, qui dit combien d’agents il faut sur ce contrat ; un agent ajouté « le temps que ça se tasse » sans refaire ce calcul, c’est un contrat qui perd de l’argent.

Une rotation est une suite de jours qui se répète : par exemple deux jours, deux nuits, deux repos, puis on recommence. Écrivez-la une fois, puis décalez le point de départ d’un agent au suivant : c’est ce décalage qui évite que tous les repos tombent le même jour et qui garde quelqu’un en face de chaque vacation.

Trois pièges reviennent dans presque toutes les équipes :

1. La nuit qui change de jour. Une vacation 20–08 commence le lundi et finit le mardi. Décidez une fois pour toutes à quel jour elle appartient dans votre tableau, et appliquez la règle partout, sinon les compteurs de nuits et de repos se faussent, et la paie des heures de nuit avec eux (voir compter les heures de nuit).
2. L’échange entre deux agents. Deux collègues permutent une nuit et préviennent le chef de poste à l’oral. Non écrite, la permutation fait payer le mauvais agent, et le jour où l’un des deux manque, personne ne sait qui devait être là.
3. Le repos oublié. À force de remplacements, un agent enchaîne les vacations sans repos. Le repos minimal et la durée maximale de travail dépendent de la réglementation de votre pays et de votre convention : faites-en une règle de la rotation, pas un contrôle de fin de mois.

Un trou se repère à deux moments, et il faut les deux.

Avant de publier. Pour chaque site et chaque jour, comptez les présents par vacation et comparez à l’effectif demandé. Vérifiez aussi qu’aucun agent n’apparaît deux fois le même jour, et qu’aucun n’est planifié sur un congé déjà accordé. Sur un tableur, une ligne « présents par jour » sous chaque site suffit, avec une couleur quand le compte passe sous le minimum : c’est ce que fait notre modèle de planning hebdomadaire, qui ne vérifie aucune règle légale.

Le jour même. Un planning complet ne dit pas que l’agent est venu. Le seul signal fiable est la prise de poste constatée à l’heure prévue : un pointage, ou à défaut un appel du chef de poste au début de chaque vacation. Fixez qui vérifie, à quelle heure, et quoi faire si personne n’a pris le poste. L’absence imprévue et son remplacement ont leur propre article : gérer l’absence d’un agent de sécurité.

Dans Weplanify, chaque site client a son propre planning, avec ses horaires et ses équipes. La rotation jour/nuit est enregistrée comme semaine type, une fois : tant que vous n’avez rien saisi, elle s’affiche d’elle-même et chaque semaine s’ouvre déjà remplie. L’action « Générer » répartit les agents sur les horaires de la semaine ; vous ajustez par glisser-déposer, et vous ne traitez que les remplacements.

Avant publication, un bandeau au-dessus de la grille signale ce qui ne va pas : une vacation sans agent, affichée « À couvrir », une double affectation, un agent planifié pendant un congé, un effectif sous le minimum. Le conflit apparaît en rouge sur la cellule concernée. Une fois publié, chaque agent a son planning sur son téléphone le soir même, en une seule version.

Le jour même, un poste prévu sans pointage apparaît dans la liste du jour, dans l’onglet des absents, avec son site et son horaire. L’échange entre deux agents se fait par l’action « Transférer », qui déplace la vacation d’un agent à l’autre sans boîte de dialogue ; la trace reste. Une contrainte : un modèle de semaine ne porte qu’une vacation par agent et par jour, ce qui garde les compteurs justes. Le détail est sur la page Planning et sur la page Gardiennage.

Peut-on mélanger des vacations de 12 h et des postes de 8 h ?

Oui. Chaque site a son planning avec ses propres horaires : un site en 2x12, un autre en 3x8, un troisième avec une seule vacation de jour. Les mêmes filtres (sites, postes, horaires, groupes) servent partout dans la plateforme.

Comment traiter un échange de vacation entre deux agents ?

Depuis la grille, vous transférez la vacation d’un agent à l’autre. Aucune question n’est posée, les deux agents voient la nouvelle version sur leur téléphone, et la paie repose sur ce qui a été planifié puis pointé.

Le logiciel vérifie-t-il le repos légal entre deux vacations ?

Non. Il signale les doubles affectations, les congés et l’effectif sous le minimum avant publication. Le repos minimal et la durée maximale dépendent de la réglementation de votre pays et de votre convention : vous les intégrez dans la rotation que vous enregistrez.

Un agent sans smartphone peut-il recevoir son planning ?

Le planning s’exporte en PDF, pour un site entier ou sous forme d’emploi du temps par agent, à imprimer ou à afficher en loge. Pour le pointage, un chef de poste peut pointer pour toute son équipe depuis son propre téléphone.

Le client peut-il recevoir un relevé de présence pour son site ?

Chaque site a son écran du jour et la direction un seul récapitulatif. Le rapport du mois se filtre par site et s’exporte en Excel avec les colonnes de votre choix : jours et heures travaillés, retards, absences.

Prenez votre contrat le plus difficile : celui avec le plus de sites, de vacations de nuit et de remplacements. Reproduisez-le dans un planning réel, publiez-le et regardez-le vivre une semaine. Les postes non couverts et les écarts avec le pointage apparaissent tout de suite. Réservez une démonstration : nous configurons vos sites et vos rotations avec vous.