Logiciel de pointage des employés : ce que ça change

Un logiciel de pointage enregistre l’heure d’arrivée et de départ de chaque employé, puis les compare au créneau prévu dans le planning, et c’est cette comparaison qui le distingue d’une feuille de présence : un retard n’existe que par rapport à un horaire, une garde de nuit n’est pas un retard, et une absence est un créneau prévu sans pointage.

La feuille signée en fin de mois, papier ou Excel, dit à peu près qui était là. Elle ne dit pas qui manquait mardi, qui est parti plus tôt jeudi, ni combien d’heures doivent réellement être payées. Remplie après coup, elle enregistre ce qu’on déclare, pas ce qui s’est passé.

Trois situations la rendent intenable : des équipes sur plusieurs sites que le responsable ne voit pas ; du travail de nuit, de dimanche et de jours fériés, payé à un autre taux ; des journaliers payés à la journée sur un chantier. Dans les trois cas, ce qui est payé repose sur la parole de celui qui a rempli la feuille.

Il n’existe pas de bon mode dans l’absolu : il y a celui qui correspond au poste, et le réglage se fait employé par employé.

• Le QR code affiché au poste : une affiche à l’entrée, que l’employé scanne avec son téléphone. Aucun matériel à acheter : c’est le point de départ d’un bureau, d’une boutique ou d’une officine.
• Le badge : un badge par employé, présenté à un terminal posé à l’entrée, quand on préfère ne pas dépendre du téléphone de chacun.
• La géolocalisation : le pointage n’est accepté que dans un périmètre autour du site. C’est le mode des équipes qui bougent : agents postés chez des clients, chantiers, tournées.
• La reconnaissance faciale : sur une tablette ou un téléphone posé à l’entrée. Elle traite une donnée biométrique : vérifiez les règles de protection des données de votre pays avant de l’activer.
• Le pointeur : pour ceux qui n’ont pas de smartphone, un chef d’équipe pointe pour les siens depuis son propre téléphone.

Le cas sénégalais, où la biométrie obéit à des règles propres, est traité dans notre guide du pointage au Sénégal. Pour comparer avec les pointeuses vendues en magasin, voir quel système de pointage choisir à Dakar.

Un pointage brut ne vaut rien tant que personne ne l’a confronté au planning. Il y a toujours des écarts : une sortie oubliée, un pointage hors du site prévu, un téléphone déchargé, un employé qui a dépanné ailleurs. La question n’est pas de les éviter, c’est de les traiter sans effacer ce qui a été enregistré.

La règle tient en une phrase : on corrige, on n’écrase pas. Une correction garde l’heure d’origine, le motif et le nom de celui qui l’a faite. Sans cela, le relevé ne tranche aucun désaccord. Dans un tableur, cela veut dire une colonne « corrigé par / motif », jamais une heure retapée dans la même case.

Ensuite vient la validation. Chaque semaine ou chaque mois, le responsable passe les écarts en revue (retards, départs anticipés, créneaux prévus sans pointage, pointages hors zone), corrige ce qui doit l’être, puis valide la période. Rien ne part en paie avant cette validation. C’est l’étape qu’on supprime quand on veut aller vite, et c’est celle qui empêche de payer des heures que personne n’a faites.

Une fois validées, les heures se répartissent : normales, supplémentaires, de nuit, de dimanche et de jours fériés. Les majorations dépendent du Code du travail de votre pays et de votre convention collective ; le logiciel applique les taux que vous avez paramétrés, il ne les connaît pas à votre place.

Les démonstrations se ressemblent. Les différences se voient sur sept points, à vérifier avec votre propre équipe :

1. Il compare au planning. Sans l’horaire prévu, il ne sait pas ce qu’est un retard : il ne fait que des horodatages.
2. Il propose plusieurs modes, réglables employé par employé, sans matériel obligatoire pour démarrer.
3. Il fonctionne sans réseau : un pointage fait dans un sous-sol ou sur un chantier isolé est conservé et envoyé plus tard.
4. Il trace les corrections : heure d’origine, motif, auteur.
5. Il sort un rapport par employé, jour par jour, exportable en Excel pour votre paie actuelle ou votre comptable.
6. Il sépare les sites : chaque responsable voit le sien, la direction voit le total.
7. Il se met en route avec vous : sites, horaires et règles se configurent avec quelqu’un.

Un essai sur une seule équipe, pendant une semaine, répond à la plupart de ces questions.

Dans Weplanify, chaque arrivée et chaque sortie sont comparées au créneau prévu dans le planning. La liste du jour trie les présents, les retards, les sorties manquantes, les absents et les repos ; sans créneau ce jour-là, les horaires de la fiche de l’employé servent de référence. Le mode se choisit sur la fiche de chacun : QR code affiché au poste (PDF avec mode d’emploi), géolocalisation avec le périmètre autorisé autour du site, badge QR imprimé depuis la fiche, ou reconnaissance faciale sur le téléphone ou un terminal partagé, la photo étant vérifiée sur les serveurs, jamais stockée sur l’appareil. Un pointeur peut pointer pour toute son équipe, et un pointage fait sans réseau est conservé puis envoyé dès que la connexion revient.

Une correction se fait depuis le détail de la journée, avec un motif ; l’ancienne heure, le motif et le nom de qui a corrigé restent dans l’historique. Un onglet regroupe les arrivées sans sortie, et les sorties s’ajoutent d’un coup à l’heure prévue. Chaque site a son écran du jour, la direction un seul récapitulatif. En fin de mois, le rapport de pointage résume chaque employé (jours, heures faites sur heures prévues, retards, heures supplémentaires, absences) et s’exporte en Excel avec les colonnes gardées à l’écran, pour votre paie actuelle ou votre comptable. Avec le module de paie, le mois se remplit depuis ces pointages, nuits et dimanches déjà majorés selon les taux paramétrés.

Faut-il acheter une pointeuse ?

Non. Un QR code imprimé et le téléphone de l’employé suffisent pour démarrer. Le badge, le terminal à l’entrée ou la reconnaissance faciale viennent ensuite, poste par poste, si le terrain le demande.

Que devient un pointage fait sans réseau ?

Il doit être conservé sur le téléphone et envoyé tout seul quand la connexion revient. Testez-le en démonstration : faites pointer en mode avion, puis rallumez le réseau. Si l’heure enregistrée est celle du pointage, pas celle de l’envoi, le logiciel tient.

Comment pointer une équipe qui n’a pas de smartphone ?

Un pointeur (chef d’équipe, chef de chantier) pointe pour les siens depuis son téléphone, ou un terminal posé à l’entrée reçoit le badge ou le visage de chacun. Dans les deux cas, le pointage reste nominatif et comparé au planning.

Le pointage par téléphone a-t-il une valeur en cas de litige ?

Un relevé horodaté, par employé, jour par jour, avec l’historique des corrections, est plus solide qu’une feuille signée en bloc en fin de mois. Ce qui compte, c’est de justifier chaque heure payée ; les règles exactes dépendent du droit de votre pays.

Faites pointer une équipe pendant une semaine : l’écart entre le planning et le réel apparaît dès le deuxième jour. Réservez une démonstration, nous configurons avec vous vos sites, vos horaires et vos modes de pointage.