Système de pointage à Dakar : que choisir pour une PME

Pour une PME de Dakar, le bon système de pointage est celui qui répond à quatre questions : combien de sites avez-vous, vos employés ont-ils tous un smartphone, voulez-vous acheter et entretenir du matériel, et êtes-vous prêt à traiter des données biométriques, avec ce que cela implique au Sénégal. Le comparatif ci-dessous passe chaque famille de systèmes à ces quatre questions.

Quel que soit le système, un pointage doit livrer la même chose : qui était là, de quelle heure à quelle heure, comparé à l’horaire prévu, et sous une forme que la paie peut reprendre sans ressaisie. Une arrivée horodatée qui n’est jamais comparée au planning ne dit ni qui manquait, ni combien d’heures payer. Ce critère départage mieux que le prix du matériel. Pour le cadre sénégalais, Code du travail et CDP, voyez notre guide du logiciel de pointage au Sénégal.

C’est l’image que l’on a d’un système de pointage : un boîtier à l’entrée, un badge ou une empreinte par employé.

Ses forces. Les employés la comprennent tout de suite, elle ne demande pas de téléphone, et elle convient à un site fixe où tout le monde passe par la même porte.

Ses limites. Il faut un appareil par site, donc le coût et l’entretien se multiplient avec le nombre d’adresses. Un badge se prête à un collègue. Les données restent dans le boîtier ou dans un logiciel à part, et la comparaison avec le planning se fait souvent à la main. Une pointeuse à empreinte traite des données biométriques, avec les obligations que cela emporte au Sénégal.

Pour qui. Une entreprise à site unique, avec des horaires stables et un effectif qui bouge peu. Avant d’acheter, demandez au vendeur comment les heures sortent de l’appareil et dans quel format votre paie les recevra.

La feuille de présence signée, ou son équivalent dans un tableur, reste un point de départ courant.

Ses forces. Elle ne coûte rien et démarre aujourd’hui. Un bon modèle calcule les heures du mois, les jours travaillés et les absences : c’est ce que fait notre feuille de pointage mensuelle, une ligne par employé, un jour par colonne, avec un récapitulatif par employé. Elle ne vérifie aucune règle légale ; mode d’emploi : feuille de pointage Excel gratuite.

Ses limites. Elle se remplit de mémoire, souvent en fin de mois et en bloc. Elle ne prouve pas l’heure, elle la déclare. Elle ne voit qu’un site à la fois, et l’erreur de formule ou de recopie se découvre sur le bulletin, c’est-à-dire trop tard. Elle ne compare rien au planning, sauf si quelqu’un le fait à la main.

Pour qui. Une très petite équipe sur un seul site, le temps de poser des habitudes : qui remplit, qui vérifie, qui signe. Dès qu’il y a deux adresses ou des horaires de nuit, elle ne suit plus.

L’employé pointe avec son propre téléphone, à l’endroit où il travaille. Trois façons de prouver qu’il y est :

• le QR code affiché au poste : une affiche imprimée à l’entrée, que l’employé scanne à l’arrivée et au départ ; aucun matériel à acheter ;
• la géolocalisation : le pointage n’est accepté que dans un périmètre autour du site ; c’est le mode des équipes qui changent d’adresse, agents de sécurité postés chez des clients, techniciens, chantiers ;
• la reconnaissance faciale : sur le téléphone de l’employé ou sur un appareil partagé posé à l’entrée ; personne ne peut pointer pour un autre.

Ses forces. Rien à installer sur les sites, la même application pour dix adresses comme pour une, et le pointage comparé au planning le jour même, pas en fin de mois. Un pointage fait sans réseau est conservé sur le téléphone et envoyé quand la connexion revient : une coupure n’efface rien.

Ses limites. Il faut un téléphone avec l’application. Deux parades existent : un pointeur, chef d’équipe ou chef de site, pointe pour les membres de son équipe qui n’ont pas de smartphone ; ou un téléphone posé à l’entrée sert d’appareil partagé. Quant à la reconnaissance faciale, elle traite des données biométriques : au Sénégal, cela suppose une autorisation préalable de la CDP, qui encadre strictement la collecte du visage. Le QR code et la géolocalisation ne soulèvent pas cette question : commencez par eux.

Dans Weplanify, le mode est réglé sur la fiche de chaque employé : QR code affiché au poste, géolocalisation avec le périmètre autorisé autour du site, ou reconnaissance faciale sur son téléphone ou un terminal partagé. Le QR code du site se télécharge en PDF avec un mode d’emploi en trois étapes à afficher, et chaque employé a aussi son badge QR, imprimé depuis sa fiche. Un pointeur peut pointer pour toute son équipe depuis son propre téléphone.

Chaque site a son écran du jour, avec un onglet par situation : présents, en retard, sans sortie, absents, en repos. La direction a un seul récapitulatif pour tous les sites. Une arrivée, une sortie ou une pause se corrige depuis le détail de la journée, avec un motif ; l’ancienne heure, le motif et le nom de qui a corrigé restent dans l’historique. Le rapport du mois s’exporte en Excel avec vos colonnes, pour votre outil de paie actuel ou votre comptable ; avec le module de paie, le mois se remplit depuis les pointages. Quand la reconnaissance faciale est utilisée, la photo est vérifiée sur nos serveurs : aucune donnée biométrique ne reste sur le téléphone.

Le détail des modes et de la liste du jour est sur la page Pointage ; le tarif, fixé par employé et par mois, est sur la page Tarifs.

Faut-il acheter une pointeuse pour démarrer ?

Non. Un QR code imprimé et affiché à l’entrée, et le téléphone de l’employé, suffisent. La reconnaissance faciale et les appareils partagés existent si vous les voulez, mais rien n’est obligatoire pour commencer.

Mes employés n’ont pas tous un smartphone. Que faire ?

Un pointeur, chef d’équipe ou chef de site, pointe pour son équipe depuis son téléphone : il coche les absents ou pointe tout un créneau à partir des heures du planning, en ne changeant que les exceptions. Un téléphone posé à l’entrée peut aussi servir d’appareil partagé.

Le pointage par smartphone a-t-il une valeur en cas de contrôle ?

La loi sénégalaise n’impose pas de mode de pointage. Ce qui compte, c’est de justifier les heures payées : un relevé horodaté par employé, avec l’historique des corrections, pèse plus qu’une feuille signée en bloc en fin de mois. Un rapport individuel, jour par jour, répond à une contestation.

Peut-on commencer par un site et étendre ensuite ?

Oui. Chaque site a son écran du jour et son QR code ; vous en ajoutez un sans rien installer. La direction garde un seul récapitulatif, quel que soit le nombre d’adresses, à Dakar ou ailleurs.

Que se passe-t-il quand il n’y a pas de réseau ?

Le pointage est conservé sur le téléphone et envoyé de lui-même dès que la connexion revient : rien n’est perdu. Les formulaires et rapports remplis sans réseau suivent le même chemin.

Imprimez un QR code, faites pointer une seule équipe pendant une semaine et comparez avec votre feuille actuelle : l’écart entre le prévu et le réel se voit dès le deuxième jour. Réservez une démonstration : nous configurons avec vous vos sites et vos horaires, sans matériel à acheter.