Logiciel de planning restauration : midi, soir, extras

Un logiciel de planning pour la restauration sert à trois choses : écrire qui travaille à quel service (midi, soir, ou les deux avec une coupure), publier une seule version sur les téléphones de l’équipe, et transformer les heures réellement faites en paie. Tout ce qui ne fait pas ces trois choses est un calendrier partagé.

Le besoin change avec le jour, le service et l’événement : un mardi midi et un samedi soir ne demandent pas la même salle, et un banquet déplace tout. Résultat, le planning se refait plusieurs fois par semaine, la coupure est mal comptée à la paie, et les extras du week-end, appelés la veille, n’entrent jamais dans le coût du pôle. Si vous voulez d’abord un tableau avant un logiciel, commencez par notre modèle de planning de restaurant ; la méthode ci-dessous vaut pour les deux.

1. Fixez vos services et leurs horaires : par exemple 11:30–15:00 et 19:00–23:30. Chaque service est un créneau à part entière, pas la moitié d’une journée.
2. Fixez le minimum par service et par pôle (salle, cuisine, bar), jour par jour. C’est ce minimum qui dira si un service est couvert.
3. Posez la semaine type du cœur d’équipe : un service par personne et par jour, et le jour de repos écrit, pas sous-entendu.
4. Ajoutez les coupures ponctuellement : la personne qui fait midi et soir le même jour a deux créneaux ce jour-là, pas un seul bloc.
5. Complétez le week-end avec les extras, décidés le jeudi plutôt que la veille, dans la case du service qu’ils renforcent.
6. Vérifiez la couverture de chaque service, puis publiez. Après publication, seules les exceptions bougent.

Le point qui change tout : la semaine type ne doit porter qu’un service par jour et par personne. Les coupures et les renforts se posent sur la semaine concernée. Sinon, les compteurs d’heures deviennent faux dès la deuxième semaine.

La coupure. Un service de midi et un service du soir ne font pas une journée continue. Les heures travaillées sont la somme des deux services ; la pause entre les deux n’est pas du temps de travail, sauf disposition contraire de votre convention collective. Si votre planning montre un seul bloc de midi à minuit, votre paie comptera une amplitude, pas des heures.

Les heures du soir. Au-delà d’une certaine heure, les heures deviennent des heures de nuit ; au-delà d’une certaine durée dans la semaine, des heures supplémentaires. Les seuils et les taux dépendent du Code du travail de votre pays et de votre convention collective. Au Sénégal, notre guide du calcul des heures supplémentaires les détaille avec des exemples. Dans tous les cas, c’est le planning qui doit porter la nature du créneau : la paie n’a pas à la reconstituer.

Dernier piège, les extras payés en espèces à la fin du service, sans trace. Un registre des habitués (nom, téléphone, pièce, taux convenu), une journée validée avant d’être payée et un règlement avec sa référence : c’est ce qui les fait entrer dans le coût de la salle plutôt que dans une enveloppe.

Un planning affiché en cuisine se photographie, circule sur WhatsApp et devient faux à la première permutation. Publiez une seule version, que chacun lit sur son téléphone, et modifiez cette version-là quand quelque chose change.

Ensuite, faites pointer à chaque service : une arrivée et un départ pour le midi, une arrivée et un départ pour le soir. Un QR code affiché en cuisine ou à l’accueil et le téléphone de l’employé suffisent. Le jour même, comparez le prévu et le réel : qui est arrivé en retard par rapport à son service, qui manque, quel service n’a pas été couvert. Corrigez les oublis avec un motif, puis validez la période. Les heures normales, supplémentaires, de nuit et de dimanche partent alors vers le bulletin, dans votre outil de paie ou dans celui qui tient déjà les présences.

Dans Weplanify, la semaine type porte un service par jour et par personne, et chaque semaine s’ouvre déjà remplie. Le second service, celui de la coupure, s’ajoute sur la semaine concernée ou se reprend en copiant une des six semaines précédentes ; le reste se fait par glisser-déposer. Un effectif sous le minimum ou un service sans personne est signalé avant publication. Une fois publié, chaque employé a sa semaine en liste sur son téléphone : jour, horaire, pause, poste et site. Les tâches d’ouverture et de fermeture sont dans le créneau, cochées au fil du service, horodatées et nominatives.

Le pointage se fait au QR code affiché, avec le téléphone de l’employé ; le retard est calculé contre le service prévu, et une sortie oubliée est repérée avant la paie. Le rapport du mois s’exporte en Excel vers votre outil de paie, ou alimente le module de paie. Les extras se déclarent en journaliers et leur montant rejoint le coût du pôle, cuisine, salle ou bar. Voir la page planning et la page restauration et hôtellerie.

Le restaurant ferme le lundi : comment l’écrire ?

Le jour de fermeture est un repos pour tout le monde dans la semaine type ; les autres repos se répartissent sur les six jours restants. Une ouverture exceptionnelle, pour une privatisation par exemple, se pose ponctuellement sur la semaine concernée, sans toucher au modèle.

Comment compter une journée en coupure ?

Comme deux créneaux. Les heures travaillées sont la somme du service de midi et du service du soir ; la pause entre les deux n’est pas payée, sauf disposition contraire de votre convention collective. Ce que montre le planning doit être exactement ce que lit la paie.

Les extras doivent-ils figurer dans le planning ?

Oui, dans la case du service qu’ils renforcent, sinon vous ne voyez pas la couverture réelle du samedi soir. Mais ils se paient à part, à la journée : un registre des habitués, une journée validée avant paiement, un règlement avec référence, et un montant imputé au pôle.

Combien de temps à l’avance publier le planning ?

Le délai de prévenance dépend de votre convention collective et des usages de votre pays. Dans la pratique, publier la semaine suivante avant le week-end est tenable dès qu’une semaine type existe : il ne reste que les exceptions à décider.

Un restaurant de douze personnes a-t-il besoin d’un logiciel ?

Un tableau suffit pour commencer. Le logiciel devient utile quand les heures du planning servent à payer, quand les extras du week-end échappent au coût de la salle, et quand le tableau se refait plusieurs fois par semaine.

Lors d’une démonstration, nous montons le planning de votre samedi le plus chargé avec vos services, vos pôles et vos extras, et vous voyez ce qu’il coûte avant de décider.