Planning restaurant Excel : midi, soir et coupures

Le modèle à télécharger est un planning hebdomadaire par service : chaque employé a une équipe, Salle, Cuisine ou Bar, une colonne par jour, et dans chaque case son service, Midi, Soir, Coupure (midi et soir), ou Repos. Le fichier compte les services (Midi 1, Soir 1, Coupure 2) et les heures estimées de chacun, puis vérifie, jour par jour, combien de personnes couvrent le midi et le soir. Télécharger le modèle de planning restaurant (xlsx).

Pourquoi un service plutôt qu’un horaire ? En restauration, l’unité de travail est le service : tout le monde en salle fait le même midi. La durée d’un service se saisit une fois en entête, et Heures estimées vaut services × durée. L’entête porte aussi la couverture minimum du midi et celle du soir. « Mode d’emploi » explique les quatre codes ; « Semaine » contient la grille, douze lignes d’exemple (cinq en salle, cinq en cuisine, deux au bar), huit lignes vides, puis Couverture midi et Couverture soir, calculées avec NB.SI, en rouge pâle sous le minimum ; dans l’exemple, le lundi soir l’est volontairement, pour montrer l’alerte. Équipe et service se choisissent dans des listes.

Et ce modèle ne vérifie aucune règle légale : ni l’amplitude d’une journée en coupure, ni le repos hebdomadaire, ni le traitement du temps entre deux services. Ces règles viennent du Code du travail de votre pays et de votre convention collective.

1. L’entête. Ligne 1, « Semaine du ». En C2, la durée d’un service en heures ; en C3, la couverture minimum du midi ; en C4, celle du soir.
2. Les lignes. À partir de la ligne 7 : Nom en A, Équipe en B avec une validation de type Liste (Salle;Cuisine;Bar), les jours en D à J. Prévoyez vingt lignes, jusqu’à la 26.
3. La saisie. Sur D7:J26, une validation de type Liste, source Midi;Soir;Coupure;Repos. Puis quatre mises en forme conditionnelles : Midi en jaune pâle, Soir en bleu pâle, Coupure en violet pâle, Repos en gris pâle.
4. Services en K : =NB.SI(D7:J7;"Midi")+NB.SI(D7:J7;"Soir")+2*NB.SI(D7:J7;"Coupure").
5. Heures estimées en L : =K7*$C$2.
6. Couverture midi en ligne 28, pour le lundi : =NB.SI(D7:D26;"Midi")+NB.SI(D7:D26;"Coupure") ; Couverture soir en ligne 29, avec Soir à la place de Midi. Recopiez vers la droite.
7. L’alerte. Sur la ligne 28, une mise en forme conditionnelle de formule =D28<$C$3, fond rouge pâle ; sur la ligne 29, =D29<$C$4.

Pour une couverture par équipe, une ligne par équipe avec NB.SI.ENS, qui compte sur deux critères : =NB.SI.ENS($B$7:$B$26;"Salle";D$7:D$26;"Midi")+NB.SI.ENS($B$7:$B$26;"Salle";D$7:D$26;"Coupure").

• La coupure n’est pas une journée continue. Le modèle compte un midi plus un soir, pas l’amplitude de la journée. Le temps entre les deux services n’entre pas dans les heures estimées. Si votre convention le traite autrement, c’est à vous de l’ajouter.
• Les extras. Un extra appelé la veille prend une ligne vide, avec son équipe ; son service compte dans la couverture. Ce que le fichier ne porte pas, c’est son coût : tenez un onglet « Extras » avec la date, le nom, le service, le montant convenu, la date de paiement et les heures réellement faites.
• Le week-end. Construisez la semaine à partir du vendredi soir, du samedi et du dimanche, puis remplissez les jours calmes. Si le samedi soir demande plus de monde qu’un mardi, montez le minimum du soir, ou ajoutez une ligne de minimum par jour dans votre version.
• Le repos. Comptez les Repos par personne avec =NB.SI(D7:J7;"Repos") : une ligne à zéro saute aux yeux. Le nombre de repos dû à chacun vient de votre pays et de votre convention, pas du fichier.
• Un troisième service. Petit-déjeuner d’hôtel, service tardif : ajoutez un code à la liste et un terme dans la formule Services ; si sa durée diffère, une seconde durée en entête.

• Il ne prévient pas. La case rouge du samedi soir n’est vue que si quelqu’un la regarde, et rien n’empêche d’afficher la semaine avec deux personnes en salle au lieu de quatre.
• Il ne compare pas le prévu et le réalisé. L’extra parti à 23:00 au lieu de 00:30, le second de cuisine arrivé à 10:00 : les heures estimées ne deviennent jamais des heures faites sans que quelqu’un les recompte.
• Il ne porte rien jusqu’à la paie. Heures estimées et heures payées sont deux choses ; les dimanches et les soirs tardifs se recomptent à part ; et les extras restent dans une enveloppe hors circuit.
• Il ne sait pas si l’ouverture a été faite. Températures de la chambre froide, mise en place, stock du bar : rien de cela ne tient dans une case.
• Il ne vérifie aucune règle légale.

Ce qu’un outil dédié change pour un restaurant, et ce qu’il ne change pas, est détaillé dans notre article sur les logiciels de planning pour la restauration.

Dans Weplanify, un service de midi et un service du soir sont deux créneaux distincts, posés sur la même journée : la coupure n’entre pas dans les heures planifiées. La semaine type ne porte qu’un service par jour et par personne ; le second s’ajoute au jour le jour, ou se reprend en copiant une semaine précédente. L’effectif sous le minimum, les congés et les doubles affectations sont signalés avant publication, et chaque employé a son planning sur son téléphone le soir même, avec les tâches du service à cocher : « ouvrir la salle » cesse d’être une consigne orale.

Les extras se déclarent en journaliers : payés à la journée, avec trace, sans passer par un contrat, et leur coût rejoint celui du pôle. Le pointage se fait au QR code, en cuisine et à la réception. En fin de mois, les heures pointées deviennent la paie, et le coût réel se lit par pôle, cuisine, salle, étages, extras compris. Voir les pages planning, journaliers et restauration et hôtellerie.

La cuisine commence plus tôt que la salle : comment l’indiquer ?

Soit une durée par équipe : deux cases d’entête, et Heures estimées = services × la durée de l’équipe, avec un SI sur la colonne Équipe. Soit le modèle de planning horaire, où chaque case porte un horaire précis plutôt qu’un code.

Comment planifier quelqu’un qui ne fait que les soirs du week-end ?

Repos du lundi au jeudi, Soir du vendredi au dimanche. Ses heures estimées suivent, et il compte dans la couverture du soir ces trois jours-là. C’est le cas de l’étudiant ou du second emploi.

Faut-il payer le temps de coupure ?

Cela dépend du Code du travail de votre pays, de votre convention collective et de ce que la personne peut faire de ce temps. Le modèle ne compte que les services ; si vous payez la coupure, ajoutez une colonne et une règle écrite dans le Mode d’emploi.

Comment suivre les extras d’un mois à l’autre ?

Un onglet « Extras » sur l’année : date, nom, service, montant, payé le. En fin de mois, un NB.SI par nom donne le nombre de services de chacun, et une SOMME.SI le total versé. C’est aussi ce qui vous dit quand un extra régulier devrait être embauché.

Téléchargez le modèle et montez le planning de votre week-end le plus chargé. Si vous voulez voir la même semaine s’ouvrir déjà remplie, avec la salle du samedi soir signalée avant publication et les extras dans le coût du pôle, réservez une démonstration : nous la reproduisons avec vos services.