Feuille de pointage Excel gratuite : modèle et méthode

Le fichier à télécharger est une feuille de présence mensuelle : une ligne par employé, trente-et-une colonnes pour les jours du mois, et dans chaque case les heures faites (8, ou 7,5), A pour une absence, R pour un repos. Cinq colonnes se calculent seules : heures du mois, jours travaillés, absences, repos, et heures au-delà de la base hebdomadaire saisie en entête. Télécharger la feuille de pointage mensuelle (xlsx).

Trois onglets. « Mode d’emploi » dit quoi saisir et où. « Mois » est la feuille : en entête, le mois et la base hebdomadaire en heures ; puis Nom, Poste, les jours 1 à 31 et les cinq totaux ; dix lignes d’exemple, vingt vides. Une liste de validation n’accepte qu’un nombre, A ou R ; A s’affiche en rouge pâle, R en gris pâle. « Récapitulatif » affiche la base mensuelle (base hebdomadaire × 52 / 12), reprend chaque employé par références et finit par une ligne Total.

Une feuille de pointage enregistre le réalisé : ce qui a été fait, donc ce qui doit être payé. Le planning dit le prévu, et c’est l’écart entre les deux qui a de la valeur ; voir le modèle de planning horaire. Et cette feuille ne vérifie aucune règle légale : ni durée légale, ni majorations, ni repos obligatoires, qui viennent du Code du travail de votre pays et de votre convention collective.

Pourquoi des heures faites plutôt que des heures d’entrée et de sortie ? Un chiffre par jour se remplit le soir, se vérifie d’un coup d’œil et s’additionne sans piège.

1. L’entête. En C1, le mois ; en C2, votre base hebdomadaire en heures. Ligne 4 : Nom en A, Poste en B, puis les jours 1 à 31 en C à AG.
2. Les employés. À partir de la ligne 5, une case par jour : les heures en nombre (7,5 et non 7h30), A ou R.
3. Heures du mois en AH : =SOMME(C5:AG5). SOMME ignore les lettres.
4. Jours travaillés en AI : =NB.SI(C5:AG5;">0"). Absences en AJ : =NB.SI(C5:AG5;"A"). Repos en AK : =NB.SI(C5:AG5;"R").
5. Heures au-delà de la base en AL : =MAX(0;AH5-$C$2*52/12). Cinquante-deux semaines sur douze mois ramènent la base au mois. Un ordre de grandeur, pas un décompte d’heures supplémentaires, qui se comptent le plus souvent à la semaine, selon le pays.
6. La validation de saisie. Sur C5:AG34, une validation personnalisée =OU(C5="A";C5="R";ESTNUM(C5)) refuse « 8h », « abs » et les fautes de frappe.
7. La mise en forme conditionnelle. A en rouge pâle, R en gris pâle, et =C5>12 en jaune pour repérer un 80 tapé à la place d’un 8 ; le seuil est le vôtre.
8. Le récapitulatif. Chaque cellule renvoie à la ligne de l’employé : =Mois!A5 pour le nom, =Mois!AH5 pour les heures, et une ligne Total en SOMME.

Variante entrée-sortie : deux colonnes par jour au format heure, et une durée =MOD(sortie-entrée;1)*24, moins la pause si elle n’est pas payée ; MOD gère la nuit à cheval sur deux dates. Sur un mois, plus de soixante colonnes : c’est pourquoi le modèle s’en tient aux heures faites.

• Mélanger « 8h », « 08:00 » et 8. SOMME ignore le texte sans prévenir : le total est faux et personne ne le voit. La liste de validation est là pour ça.
• Oublier la pause. Si elle n’est pas payée, saisissez les heures nettes, et écrivez-le dans le Mode d’emploi.
• Laisser des cases vides. Une case vide n’est ni une absence ni un repos : en fin de mois, chaque jour passé porte un A, un R ou un nombre.
• La nuit à cheval. Les heures d’un poste de nuit vont sur le jour de la prise de poste, toujours.
• Tout compter au même tarif. Le total additionne nuit, dimanche et fériés avec le reste. Si ces heures sont majorées chez vous, ajoutez des colonnes « dont nuit », « dont dimanche », « dont férié » ; les taux relèvent du Code du travail de votre pays et de votre convention. Pour le Sénégal, voir le guide du calcul des heures supplémentaires.
• Ne pas savoir qui a saisi. Ajoutez « Saisi par » et « Validé le ».

• Elle ne sait pas qui devait être là. Un A n’a de sens que si un poste était prévu ce jour-là, et le prévu est dans un autre fichier.
• Elle ne compare pas le prévu et le réalisé. Un retard n’existe que par rapport à un horaire prévu ; dans une case qui dit 8, un retard de quarante minutes a disparu.
• Elle ne porte rien jusqu’à la paie. Les totaux sont recopiés dans un autre outil, donc recalculés une seconde fois, et deux calculs du même chiffre finissent par diverger.
• Elle n’horodate rien. Une saisie faite le vendredi pour toute la semaine repose sur la mémoire ; face à une contestation, un relevé daté au moment des faits est plus solide.
• Elle ne vérifie aucune règle légale.

Ce qu’un outil de pointage change par rapport à cette feuille, et ce qu’il ne change pas : notre article sur les logiciels de pointage des employés.

Dans Weplanify, l’employé pointe avec son téléphone sur un QR code affiché au poste, ou par géolocalisation dans le périmètre autorisé autour du site, ou sur une tablette en reconnaissance faciale ; un pointeur pointe pour ceux qui n’ont pas de smartphone. Un pointage fait sans réseau est conservé sur le téléphone et envoyé quand la connexion revient.

Chaque pointage est comparé au planning prévu. La liste du jour classe les employés par situation : présents, en retard, sans sortie, absents, en repos. Une correction se fait depuis le détail de la journée, avec un motif, et garde son auteur. Un jour planifié sans pointage devient une absence non payée, à confirmer avant la paie. Le rapport du mois donne, par employé, les jours, le temps travaillé et le temps manquant ; il s’exporte en Excel avec vos colonnes, pour votre outil de paie actuel, ou alimente le module de paie. Le détail est sur la page pointage.

Faut-il saisir les heures d’entrée et de sortie, ou les heures faites ?

Les heures faites, si une seule personne remplit la feuille en fin de journée : plus rapide, plus lisible. Les heures d’entrée et de sortie, si vous voulez répondre à « à quelle heure est-il arrivé ? ».

La feuille convient-elle à un chantier ?

Oui : une ligne par ouvrier, A et R, et le chef de chantier remplit le soir. Pour des journaliers payés à la journée, la colonne Jours travaillés suffit. Les particularités du chantier sont dans notre article sur le pointage des ouvriers de chantier.

La feuille calcule-t-elle les heures supplémentaires ?

Non. La colonne « Heures au-delà de la base » compare le total du mois à votre base ramenée au mois : un ordre de grandeur. Les heures supplémentaires et leurs majorations se comptent selon le Code du travail de votre pays et votre convention collective.

Une feuille Excel suffit-elle en cas de contrôle ou de litige ?

Ce qui compte, c’est de justifier les heures payées, jour par jour, et de montrer qui a saisi et validé. Une feuille complète, datée et signée vaut mieux qu’un total de fin de mois ; un relevé horodaté au pointage est plus difficile à contester.

Téléchargez la feuille et tenez-la un mois. Si vous voulez voir l’écart entre le planning et le réel dès le deuxième jour, sans saisie, réservez une démonstration : nous configurons le pointage avec vos sites et vos horaires.