Planning horaire Excel : modèle gratuit et méthode

Le modèle à télécharger est un planning hebdomadaire d’équipe : une ligne par employé, une colonne par jour du lundi au dimanche, et dans chaque case l’horaire de la personne, écrit « 08:00-16:00 », ou « Repos ». Un horaire de nuit, « 22:00-06:00 », compte huit heures. Trois calculs se font seuls : les heures de la semaine, les jours travaillés et le nombre de présents chaque jour. Télécharger le modèle de planning horaire (xlsx).

Deux onglets. « Mode d’emploi » explique la saisie et les couleurs. « Semaine » est la grille : en entête, « Semaine du » et « Présents minimum par jour » ; puis Nom, Poste, Site, Lundi à Dimanche, et deux colonnes calculées, Heures semaine et Jours travaillés. Douze lignes d’exemple (trois sites, postes de matin, de soir et de nuit, repos décalés, week-ends travaillés) et huit lignes vides. Sous la grille, Présents par jour compte avec NB.SI combien de personnes ont un horaire ce jour-là, et passe en rouge pâle sous le minimum ; « Repos » s’affiche en gris pâle.

La saisie est libre, sans liste déroulante : un horaire mal écrit fait apparaître une erreur dans Heures semaine. Sans macro, le fichier s’ouvre dans Excel comme dans LibreOffice, libre d’utilisation et de modification. Et il faut le dire d’emblée : ce modèle ne vérifie aucune règle légale. Durée maximale, repos minimal, majorations de nuit ou de dimanche : rien n’est contrôlé. Ces règles dépendent du Code du travail de votre pays et de votre convention collective.

Pour le refaire dans votre propre fichier, avec les noms de fonctions d’Excel en français :

1. L’entête. Ligne 1, « Semaine du » et la date. Ligne 2, « Présents minimum par jour » et sa valeur, en C2. Ligne 4, les titres : Nom en A, Poste en B, Site en C, Lundi à Dimanche en D à J.
2. Les employés. À partir de la ligne 5, l’horaire du jour en D à J, « 08:00-16:00 » ou « Repos ». Mettez ces colonnes au format Texte, sinon le tableur convertit la saisie en heure et la formule ne la lit plus.
3. Les heures d’un jour. Dans une colonne d’aide par jour (L à R) : =SI(OU(D5="";D5="Repos");0;MOD(TEMPSVAL(STXT(D5;TROUVE("-";D5)+1;5))-TEMPSVAL(STXT(D5;1;TROUVE("-";D5)-1));1)*24). TROUVE repère le tiret, STXT lit chaque heure, MOD gère la nuit ; sans tiret, la formule renvoie une erreur, et c’est voulu.
4. Heures semaine. En K5 : =SOMME(L5:R5). Masquez ensuite les colonnes d’aide.
5. Jours travaillés. =NB.SI(D5:J5;"*:*") compte les cases qui contiennent un horaire, donc un deux-points. « Repos », « Congé » ou une case vide ne comptent pas.
6. Présents par jour. Sous la dernière ligne, pour le lundi : =NB.SI(D5:D24;"*:*"), recopiée vers la droite.
7. L’alerte. Sur cette ligne, une mise en forme conditionnelle de formule =D25<$C$2, fond rouge pâle ; sur la grille, « Repos » en gris pâle.
8. La validation de saisie. Le modèle n’en a pas ; si vous en voulez une, sur D5:J24, une validation personnalisée =OU(D5="Repos";ESTNUM(TROUVE("-";D5))) n’accepte que « Repos » ou un horaire avec un tiret.

Variante simple : deux colonnes par jour, début et fin, et une durée =MOD(fin-début;1)*24. La grille est deux fois plus large, mais chaque formule tient en une ligne.

• La saisie approximative. « 8h-16h » n’a pas de deux-points : la formule renvoie une erreur dans Heures semaine. Tenez-vous à « 08:00-16:00 ».
• La pause. Le modèle compte l’amplitude de la case. Si la pause n’est pas payée, ajoutez une colonne « Pause » en heures et retirez-la du total.
• Le congé écrit « Repos ». Il disparaît des compteurs. Écrivez « Congé » : la personne n’est pas comptée présente, et =NB.SI(D5:J5;"Congé") compte les congés à part.
• La semaine suivante. Dupliquez l’onglet, nommez-le avec la date du lundi, videz les seules cases d’horaire. Un onglet par semaine fait un historique.
• Les versions. Dès que le fichier part en photo sur WhatsApp, la première permutation rend la photo fausse. Datez la dernière modification en entête, et renvoyez le fichier entier.

Ce modèle rend service tant que l’équipe tient sur un écran. Il faut savoir ce qu’il ne fait pas.

• Il ne signale rien à la publication. La case rouge n’apparaît que si quelqu’un la regarde. Rien n’empêche d’imprimer une semaine sous le minimum, un employé planifié pendant son congé, ou la même personne prévue sur deux sites parce que chaque site a son fichier.
• Il ne compare pas le prévu et le réalisé. La grille dit 08:00-16:00 ; elle ignore qui est arrivé à 08:41. Il faut une feuille de pointage à côté, et quelqu’un pour rapprocher les deux en fin de mois.
• Il ne porte rien jusqu’à la paie. Les heures de nuit et de dimanche sont dans les cases, personne ne les distingue : à la paie, quelqu’un les recompte une à une.
• Il ne vérifie aucune règle légale, et ne garde pas la trace de qui a modifié quoi.

Quand ces points coûtent du temps chaque semaine, le tableur ne suffit plus. Ce que fait alors un logiciel de planning horaire, et ce qu’il ne fait pas, est détaillé dans un autre article.

Dans Weplanify, le planning part du même principe, une semaine type, mais elle est enregistrée une fois et revient seule : chaque semaine s’ouvre déjà remplie, et vous ne traitez que les exceptions. Changer un créneau d’une semaine ne touche pas les autres.

La grille se manipule en glisser-déposer. « Transférer » déplace les créneaux d’un employé vers un autre ; « Copier une semaine » reprend l’une des six précédentes ; « Générer » répartit les employés sur les horaires. Avant de publier, un bandeau signale les créneaux non couverts, les doubles affectations, les congés et l’effectif sous le minimum, et le conflit apparaît en rouge sur la cellule. « Publier » envoie le planning sur le téléphone de chaque employé le soir même, en une seule version. Le pointage se compare ensuite à ce planning : un poste prévu sans pointage apparaît dans la liste du jour. Voir les pages planning et pointage.

Le modèle fonctionne-t-il sans Excel ?

Oui. Il n’a ni macro ni fonction rare et s’ouvre dans LibreOffice. Les noms de fonctions (SOMME, NB.SI, SI, MOD) sont ceux d’Excel en français ; un tableur dans une autre langue les traduit lui-même à l’ouverture.

Comment en faire un planning mensuel ?

Un onglet par semaine, nommé avec la date du lundi, et un onglet « Mois » qui additionne les colonnes Heures semaine avec SOMME. Pour les heures réellement faites, préférez la feuille de pointage mensuelle.

Peut-on saisir deux horaires le même jour, un service de midi et un service du soir ?

Pas dans une seule case : « 11:00-15:00 / 19:00-23:00 » renvoie une erreur. Soit vous ajoutez une seconde ligne pour la même personne, soit vous utilisez le modèle de planning restaurant, construit pour les coupures.

Le modèle calcule-t-il les heures supplémentaires ?

Non. Il donne les heures prévues de la semaine, par personne. Les heures supplémentaires se comptent sur les heures réellement faites, selon le Code du travail de votre pays et votre convention collective ; le modèle ne connaît ni l’un ni l’autre.

Téléchargez le modèle et remplissez une semaine réelle. Si vous voulez voir la même semaine s’ouvrir déjà remplie, avec les trous signalés avant publication et le planning sur le téléphone de chacun, réservez une démonstration : nous la reproduisons dans Weplanify avec vos horaires.