Planning d’une pharmacie à Dakar : gardes et comptoir

Le planning d’une pharmacie à Dakar tient dans une grille hebdomadaire par personne, à condition d’y poser trois choses dans l’ordre : les jours de garde de nuit et de dimanche, connus à l’avance ; les deux équipes qui se relaient sur une ouverture longue ; enfin les repos et les remplaçants. Le modèle de planning hebdomadaire (xlsx) sert de base ; voici comment l’adapter à une officine.

Prenons une officine de six personnes, un titulaire, un pharmacien assistant, trois vendeurs, une caissière, ouverte de 08:00 à 21:00. Treize heures d’ouverture, c’est plus qu’une journée de travail : deux équipes se chevauchent. Ajoutez la semaine de garde, nuit et dimanche compris, et un congé du titulaire qui impose un remplaçant. À six, chaque absence se voit.

La grille de base : en entête « Semaine du » et « Présents minimum par jour » ; une ligne par personne (Nom, Poste, Site), une colonne par jour, l’horaire écrit « 08:00-15:00 » ou « Repos », Heures semaine et Jours travaillés calculés, et une ligne « Présents par jour » en rouge pâle sous le minimum. Remplacez les douze lignes d’exemple par votre équipe. Elle ne vérifie aucune règle légale : ni durée du travail, ni majorations, ni repos, qui viennent du Code du travail et de votre convention collective ; pour le Sénégal, le guide du calcul des heures supplémentaires détaille nuit, dimanche et fériés, et le guide du planning horaire au Sénégal le cadre du temps de travail.

1. Une ligne par rôle. Colonne Poste : titulaire, assistant, vendeur, caisse. Les deux pharmaciens en haut, l’un sous l’autre : le contrôle en a besoin.
2. Deux horaires qui se chevauchent. Par exemple 08:00-15:00 et 14:00-21:00 ; l’heure commune est la passation : caisse, ordonnances en cours, commandes.
3. La garde de nuit dans une case. Écrivez « 20:00-08:00 » le jour où la garde commence : la formule gère le passage de minuit et compte douze heures. Le lendemain, « Repos » ou l’après-midi : votre règle, pas celle du fichier.
4. Le dimanche de garde. Hors semaine de garde, la colonne dimanche est à « Repos » ; la semaine de garde, écrivez l’horaire des présents.
5. Le minimum par jour. En entête, « Présents minimum par jour » reçoit votre règle pour le comptoir, par exemple jamais moins de deux. Ajoutez sous la grille une ligne « Pharmacien présent » : =NB.SI(D5:D7;"*:*") sur les lignes des pharmaciens, en rouge quand elle vaut zéro un jour d’ouverture.
6. Une ligne « Remplaçant ». Juste sous les deux pharmaciens, vide la plupart du temps, comprise dans la plage du contrôle. Le mois où le titulaire est en congé, elle porte l’horaire du remplaçant.

Une colonne « Gardes », =NB.SI(D5:J5;"20:00*"), compte les nuits de garde de chacun ; reportée de semaine en semaine, elle dit si le tour est équitable.

Ce qui se perd, c’est la mémoire de qui a fait quoi. Ajoutez un onglet « Gardes » : une ligne par garde, avec la date, le type (nuit ou dimanche), le pharmacien et le vendeur de garde, et le repos pris en contrepartie. Un =NB.SI(Gardes!C:C;"Awa Ndiaye") par personne donne son compte depuis janvier.

• Après une nuit de garde. Décidez une fois, par écrit, ce que fait la personne le lendemain, repos ou après-midi, et appliquez-le à tous.
• Le dimanche de garde. De même pour le jour de repos donné dans la semaine ; notez-le dans l’onglet Gardes.
• Les remplaçants. Un onglet « Remplaçants » : nom, rôle, téléphone, disponibilités. Le jour où le titulaire manque, c’est là que vous cherchez.
• Les échanges entre collègues. Deux personnes qui permutent une garde doivent le dire, et vous l’écrivez dans l’onglet Gardes le jour même ; sinon le mur est faux, et la paie majore la mauvaise personne.

Ce que la loi sénégalaise prévoit pour la nuit, le dimanche et les fériés n’est pas dans ce fichier : les guides cités plus haut le détaillent, avec leurs sources.

• Il ne signale rien à la publication. La ligne « Pharmacien présent » passe en rouge, mais seulement pour qui la regarde ; rien n’empêche d’afficher une semaine où l’assistant est planifié pendant son congé.
• Il ne compare pas le prévu et le réalisé. La case dit « 20:00-08:00 » ; qui était là à 19:58, qui est arrivé à 12:41 au lieu de 12:00, la grille l’ignore. Le pointage est un autre fichier, rapproché en fin de mois, à la main.
• Il ne porte rien jusqu’à la paie. Nuits, dimanches et fériés sont dans les cases, et quelqu’un les reprend une par une pour appliquer les majorations. Un échange de garde oublié n’arrive jamais à la paie, et se règle en réclamation.
• Il ne vérifie aucune règle légale.

Le même raisonnement, pour un planning d’équipe en général, est dans Planning horaire Excel : modèle gratuit et méthode.

Dans Weplanify, la semaine type de l’officine est enregistrée une fois : chaque semaine s’ouvre déjà remplie, et vous ne traitez que les exceptions, la semaine de garde, un congé, un remplaçant. Le poste du dimanche sans personne affectée est signalé avant publication. Un échange de garde se glisse d’une personne à l’autre dans la grille, et la trace reste. Chaque employé a son planning sur son téléphone le soir même.

Le pointage se fait au QR code affiché au comptoir, avec le téléphone de l’employé ; un oubli se corrige en ligne, et la correction garde son auteur. Nuits, dimanches et jours fériés sont distingués dès la grille et majorés selon les taux que vous paramétrez, jusqu’au bulletin, ou vers l’outil de paie déjà en place : en fin de mois, un bouton remplit le mois depuis les pointages, et vous relisez au lieu de recompter. Le coût se lit par service : comptoir, garde de nuit, administration. La mise en route part de votre planning de la semaine dernière. Voir les pages planning et pharmacies et cliniques.

Comment saisir la nuit de garde dans le modèle ?

Dans la case du jour où elle commence, « 20:00-08:00 » : la formule compte douze heures et la personne est présente ce jour-là. Le lendemain, écrivez ce que prévoit votre règle : Repos, ou prise de poste l’après-midi.

Comment répartir les gardes équitablement ?

Tenez l’onglet Gardes sur l’année et affichez le compte par personne à côté du planning. Quand chacun voit le sien, la répartition se discute sur des chiffres.

Les heures de nuit et de dimanche sont-elles majorées ?

Le modèle ne calcule aucune majoration : il compte des heures prévues. Les taux de nuit, de dimanche et de jours fériés viennent du Code du travail sénégalais et de votre convention collective ; les guides cités plus haut les détaillent avec leurs sources.

Que faire quand le titulaire part en congé ?

Remplissez la ligne Remplaçant avec ses horaires pour la durée du congé, et mettez la ligne du titulaire à « Congé » plutôt qu’à « Repos ». Présents par jour et Pharmacien présent restent justes, puisque la ligne Remplaçant est dans leur plage.

Téléchargez le modèle et posez-y votre prochaine semaine de garde. Si vous voulez voir cette semaine s’ouvrir déjà remplie, le dimanche non couvert signalé avant publication et les gardes majorées jusqu’au bulletin, réservez une démonstration : nous montons votre officine à partir de votre planning actuel.