Planning agent de sécurité gratuit : le modèle Excel

Vous cherchez un planning agent de sécurité gratuit sur Excel ? Réponse franche : nous ne publions pas de fichier « spécial sécurité », mais deux de nos modèles gratuits couvrent les besoins d’un site gardé. Le planning horaire hebdomadaire accepte des vacations de jour et de nuit, « 06:00-18:00 » comme « 18:00-06:00 », et compte douze heures pour chacune. Le cycle de roulement 3x8 devient une rotation jour/nuit en changeant ses codes. Les deux s’ouvrent sans macro, dans Excel ou LibreOffice.

La suite explique comment remplir chacun pour un poste de garde, les réglages à ajouter pour qu’ils comptent des nuits et pas seulement des présences, et les signes qui montrent qu’un tableur ne suffit plus. Un avertissement d’abord : aucun de ces fichiers ne vérifie une règle légale. Repos, durée maximale et majorations dépendent des textes de votre pays : Code du travail et convention collective.

Le modèle hebdomadaire a été pensé pour une équipe ordinaire ; il suffit de détourner quelques colonnes pour en faire le planning d’un site gardé.

1. Site et Poste. Le nom du client va dans Site, la nature du poste dans Poste : loge, contrôle d’accès, parking. Un agent qui tourne sur deux sites garde une seule ligne, et c’est la case du jour qui dit où il travaille.
2. Les vacations. Saisissez l’horaire exact, deux chiffres et deux-points : « 06:00-18:00 » pour le jour, « 18:00-06:00 » pour la nuit. La formule de durée, construite avec MOD, passe minuit sans erreur ; une saisie du type « 6h-18h » fait en revanche apparaître une erreur dans Heures semaine.
3. Le minimum. La case « Présents minimum par jour » compte toutes les personnes qui ont un horaire, jour et nuit confondus. Pour un poste tenu en permanence par un seul agent, inscrivez 2 : en dessous, la ligne passe en rouge pâle.
4. Repos et congés. Écrivez « Repos » ou « Congé » plutôt que de laisser la case vide : une absence écrite se distingue d’un oubli.

Pour la sécurité, le défaut de cette grille est qu’elle ne distingue pas le jour de la nuit. Ajoutez sous « Présents par jour » une ligne « Nuits » avec, pour le lundi, =NB.SI(D5:D24;"18:*") : elle compte les vacations qui commencent à 18 h. Adaptez le motif à votre heure de relève, recopiez vers la droite, et colorez la case quand elle vaut zéro. Une nuit découverte se voit alors au premier coup d’œil, au lieu de se cacher dans un effectif global.

Le modèle de roulement contient quatre équipes, A à D, sur vingt-huit jours, des codes choisis dans une liste et une ligne « Couverture » qui contrôle chaque jour. Pour un poste tenu jour et nuit en vacations de douze heures, quatre retouches suffisent :

1. remplacez la source de la liste, M;S;N;R, par J;N;R, J désignant la vacation de jour ;
2. réécrivez le cycle sur huit jours. Équipe A : J, J, N, N, R, R, R, R. B démarre deux jours plus tard, C quatre jours, D six jours : chaque colonne compte alors un J, un N et deux R ;
3. changez la formule de couverture pour qu’elle exige un J et un N : =SI(ET(NB.SI(C4:C7;"J")=1;NB.SI(C4:C7;"N")=1);1;0) ;
4. supprimez le compteur des soirs, devenu inutile.

Avec un agent par équipe, ce cycle mobilise quatre agents pour un seul poste permanent, avant toute marge pour les congés et les absences. Chacun fait quatre vacations sur huit jours : faites vérifier que la moyenne d’heures obtenue reste dans ce que permettent votre Code du travail et votre convention, en tenant compte d’un éventuel régime d’équivalence. La construction pas à pas du fichier d’origine est décrite dans l’article sur le roulement 3x8 sur Excel.

Le fichier rend service tant qu’une seule personne le tient et qu’un site entre sur un écran. Il commence à coûter dès que l’un de ces signes apparaît :

• un même agent figure dans deux fichiers, un par site, et personne ne remarque qu’il est prévu deux fois le même soir ;
• les remplacements de la nuit se décident au téléphone et sont reportés le lendemain, ou jamais ;
• le client réclame la liste des présences de son site, et il faut la reconstituer de mémoire ;
• la paie recompte les nuits, les dimanches et les fériés case par case ;
• la photo du planning partagée sur WhatsApp est fausse dès la première permutation.

Aucun de ces problèmes ne vient d’une mauvaise formule : le tableur ignore simplement qui a pris le poste. La méthode pour tenir un roulement continu sur plusieurs sites, avec ou sans tableur, est détaillée dans notre article sur le planning de gardiennage.

Dans Weplanify, chaque site client a son propre planning. Une rotation qui se répète d’une semaine sur l’autre s’enregistre comme semaine type, et chaque nouvelle semaine s’ouvre déjà remplie ; un cycle qui ne tient pas dans sept jours, comme le 2x12 sur huit jours, se pose en recopiant une sélection vers la semaine suivante, puis en ajustant. Avant publication, un bandeau au-dessus de la grille liste ce que le tableur laissait passer : vacation « À couvrir », agent affecté deux fois, agent prévu pendant un congé, effectif sous le minimum.

Une fois publié, le planning arrive sur le téléphone de chaque agent, en une seule version, et s’exporte en PDF pour la loge, par site ou en emploi du temps individuel. Le pointage sur site est ensuite comparé à ce planning. Voir les pages Planning et Gardiennage.

Existe-t-il un modèle Excel réservé aux agents de sécurité ?

Pas chez nous. Les deux modèles gratuits décrits ici suffisent : la grille hebdomadaire pour un site avec ses agents nommés, le cycle de roulement pour une rotation jour/nuit qui se répète. Ils s’adaptent en quelques minutes, sans macro.

Comment noter une vacation de nuit qui se termine le lendemain ?

Dans la case du jour où elle commence, au format « 18:00-06:00 ». La formule gère le passage de minuit et compte bien douze heures. Appliquez la même convention à tous les sites, sinon les totaux divergent.

Le fichier calcule-t-il les heures de nuit à majorer ?

Non. Il compte des heures prévues par agent et, avec la ligne ajoutée, des vacations de nuit. La plage de nuit et sa majoration viennent de votre convention, et seules les heures réellement faites se paient.

Peut-on afficher le planning dans la loge ?

Oui : imprimez l’onglet de la semaine, daté. Remplacez la feuille à chaque changement, sinon l’affiche et la réalité se séparent dès le premier échange entre deux agents.

Téléchargez la grille, remplissez la semaine de votre site le plus chargé et notez le temps passé. Pour la voir revenir remplie chaque semaine, avec les nuits découvertes signalées avant publication, réservez une démonstration : nous reproduisons votre rotation avec vos agents.