Formulaires · Check-lists et rapports
La check-list d’ouverture se remplit sur place, photo à l’appui, et se lit au bureau le jour même.
L’équipe en poste répond depuis son téléphone : oui ou non, une note, une photo de ce qui ne va pas, une signature. Le bureau voit les réponses arriver, site par site, et les exporte en Excel.
Fin de service, rapport journalier de site, ouverture et fermeture, inspection de site
Prises sur le téléphone, au moment de répondre, avec la position si vous la demandez
Une affiche A4 permet de répondre à ceux qui n’ont pas de compte
Sur le terrain, aujourd’hui
Le cahier de consignes reste sur le site, et le bureau ne le lit jamais
Des cases cochées d’avance
La feuille d’ouverture est remplie en fin de semaine, d’un seul trait. Personne ne peut dire si l’extincteur a vraiment été vérifié lundi.
Ce qui ne va pas reste sur place
La porte qui ferme mal est notée dans le cahier, mais le cahier ne quitte pas la guérite. Le responsable l’apprend par hasard.
Des sites impossibles à comparer
Chaque site a sa feuille, sa façon de remplir, son classeur. Mettre deux mois côte à côte prend une journée.
Comment ça marche
Du modèle choisi aux réponses lues au bureau
Elles vivent dans le module « Rapports et check-lists », avec les rapports de fin de service et les rapports journaliers de site.
Partir d’un modèle
Ouverture et fermeture, inspection de site, fin de service, rapport journalier : vous ajustez les questions avant de publier.
Choisir les questions
Oui ou non, choix, nombre, note sur 5, photo, fichier, signature, scan d’un QR code. Une question peut n’apparaître qu’après une réponse donnée.
Dire qui répond
Tous les employés, certains sites ou groupes, ou des personnes précises. Chaque réponse peut porter sur un site choisi au moment de répondre.
Répondre sur place
L’agent ouvre la check-list dans l’application, prend ses photos, signe et envoie. La position peut être enregistrée à l’envoi.
La faire revenir chaque jour
Une tâche récurrente du planning peut exiger la check-list : l’agent la remplit en faisant la tâche.
Lire et exporter
Les réponses une par une, filtrées par période, ou la synthèse question par question. Et l’export en Excel.
Les écrans
Les réponses de la semaine, et une check-list remplie
La synthèse montre, pour chaque question, la répartition des réponses : on voit tout de suite quel point revient.
WeplanifySC| Employé | Site | Envoyée le | Points à corriger |
|---|---|---|---|
| Assane Gaye | Agence Médina | 13/10 · 07:52 | aucun |
| Mame Diarra Fall | Agence Yoff | 13/10 · 07:58 | 1 · photo jointe |
| Kouadio N’Guessan | Agence Treichville | 13/10 · 08:05 | aucun |
| Assane Gaye | Agence Médina | 12/10 · 20:31 | 2 · photos jointes |
On filtre par période et on cherche un employé ; l’export Excel reprend l’employé, son poste, le site et l’heure d’envoi.
WeplanifySCAgence Yoff
Mame Diarra Fall · lundi 13 octobre, 07:58
- Alarme désactivée
- oui
- Extincteurs en place
- oui
- Issue de secours dégagée
- non
- Photo
- Cartons devant la sortie arrière
- Signature
- Signée sur le téléphone
Questions et réponses de démonstration : vous écrivez les vôtres à partir du modèle.
Le téléphone et le bureau
L’équipe en poste remplit, le bureau lit
Sur le téléphone
L’agent, le gardien, le chef d’équipe
- Ses formulaires, rangés. Rapports, incidents, check-lists, avec ses favoris en haut.
- La photo et la signature. Prises au moment de répondre, sans passer par une autre application.
- Sans compte, par QR code. L’affiche posée sur le site ouvre la check-list à ceux qui n’ont pas l’application.
Au bureau
Le responsable des sites
- Les réponses dès leur envoi. Pas besoin d’attendre le classeur de fin de mois.
- La synthèse par question. Des barres par réponse, pour voir d’un coup d’œil quel point revient.
- Une validation, si vous la voulez. Un rapport peut passer par le responsable du site avant d’être classé.
Ce que nous ne prétendons pas faire
Une check-list garde la trace du contrôle, elle ne le fait pas
Une check-list ne remplace pas le contrôle sur place : elle dit qui l’a fait, quand, et ce qu’il a vu. Un « non » n’ouvre pas d’incident tout seul : s’il faut le traiter, l’agent le déclare comme incident. Et la check-list ne revient pas d’elle-même chaque matin : c’est la tâche récurrente du planning qui la ramène.
Les autres formulaires
Publiez la check-list d’ouverture à un site.
Une semaine de réponses suffit pour voir quel point revient.