Formulaires · Incidents
Un incident se déclare quand il arrive, et reste ouvert jusqu’à ce que quelqu’un l’ait réglé.
Celui qui a vu ouvre son téléphone, décrit, choisit la gravité, prend une photo. Le responsable du site est prévenu. Quelqu’un le prend en charge, et celui qui l’a déclaré sait ce qui a été fait.
Nouveau, pris en charge, résolu ou sans suite : rien d’autre à apprendre
Faible, moyenne, élevée, critique. Un incident critique alerte aussi les administrateurs
Au plus, jointes à la déclaration, avec la position si le formulaire la demande
Sur le terrain, aujourd’hui
Un appel, un message vocal, et plus rien
Des signalements qui se perdent
L’agent prévient son chef au téléphone. Le chef est en réunion. Le lendemain, personne ne se souvient de l’heure ni de l’endroit exact.
Personne n’est chargé de régler
Tout le monde a entendu parler de la fuite dans la réserve, et chacun pense qu’un autre s’en occupe.
Le presque-accident n’est jamais noté
Le câble qui traîne, l’échafaudage mal fixé : rien n’est arrivé, donc rien n’est écrit. Jusqu’au jour où quelque chose arrive.
Comment ça marche
De la photo prise sur place au compte rendu
Deux modèles prêts : « Déclaration d’incident » et « Situation dangereuse ou presque-accident ». Un incident ne passe jamais par un circuit de validation : il se traite, il ne s’approuve pas.
Déclarer
Ce qui s’est passé, la catégorie, la gravité, le site, la date et l’heure, les personnes impliquées, les photos. Le site est proposé d’après le planning du jour.
Prévenir
Les responsables du site reçoivent une notification sur leur téléphone. Un incident critique prévient aussi les administrateurs, tout de suite.
Prendre en charge
Un responsable prend l’incident, ou le confie à quelqu’un, qui est prévenu. Le déclarant sait que c’est pris en main.
Échanger
Un fil « Suivi et discussion » garde chaque étape, chaque message et chaque photo ajoutée en cours de route.
Résoudre ou classer
Résoudre demande d’écrire ce qui a été fait, et le déclarant reçoit cette note. Classer sans suite demande un motif.
Rouvrir si besoin
La fuite revient ? L’incident se rouvre, avec tout son historique, au lieu d’en créer un nouveau.
Les écrans
Les incidents ouverts, et un incident critique pris en charge
En haut de la liste : incidents ouverts, critiques ouverts, pas encore pris en charge et délai moyen de résolution. On filtre par statut, gravité, site et dates, et la liste s’exporte en Excel.
WeplanifySC| Incident | Site | Gravité | Statut |
|---|---|---|---|
| Chute dans l’escalier B | Diamniadio | critique | pris en charge |
| Groupe électrogène à l’arrêt | Almadies | élevée | nouveau |
| Câble au sol, quai 2 | Port | moyenne | pris en charge |
| Porte de réserve forcée | Cocody | faible | nouveau |
Chaque employé retrouve aussi « Mes signalements » et, s’il en a reçu, les incidents qui lui sont confiés.
WeplanifySCChute dans l’escalier B
Chantier de Diamniadio · déclaré par Ibou Ndiaye
- ✓Déclaré07:42
2 photos · responsables et administrateurs prévenus
- ✓Pris en charge07:55
Khadim Seck, chef de chantier
- •Suivi et discussion09:10
« Rampe refixée, marche signalée en attendant la réparation. »
- Résolu
Avec la note de ce qui a été fait
Le téléphone et le bureau
On déclare du téléphone, on suit du téléphone ou du bureau
Sur le téléphone
Celui qui a vu, et celui qui règle
- Déclarer en une minute. Le lieu, la gravité, la photo prise avec l’appareil ou choisie dans la galerie.
- Savoir où il en est. Le déclarant est prévenu quand l’incident est pris en charge, résolu, classé ou rouvert.
- Le suivre depuis l’application. Les incidents se signalent et se suivent aussi depuis l’application mobile.
Au bureau
Les responsables de site et la direction
- Ce qui n’est pas encore pris. Le compteur « Pas encore pris en charge » dit ce qui attend quelqu’un.
- Le délai moyen de résolution. En tête de la liste, pour voir si les choses traînent.
- Un export pour les réunions. La liste filtrée part en Excel, avec ce que vous avez à l’écran.
Ce que nous ne prétendons pas faire
L’alerte passe par l’application, la déclaration officielle reste la vôtre
L’alerte d’un incident critique arrive en notification sur le téléphone et dans l’application, pas par e-mail : vos responsables doivent avoir l’application. Un accident du travail déclaré ici n’est pas déclaré à la caisse de sécurité sociale : la trace et les photos vous aident à le faire, mais la déclaration officielle reste à votre charge.
Les autres formulaires
Faites déclarer le prochain incident du téléphone.
Le modèle est prêt : publiez-le à une équipe et voyez qui le prend en charge.