Formulaires · Demandes RH
L’employé demande depuis son téléphone, et sait à tout moment chez qui est sa demande.
Chaque demande part avec ses pièces jointes, passe par les validateurs prévus, dans l’ordre, et revient avec une décision. Pour une attestation, le document est joint à la validation : l’employé le reçoit dans ses documents.
Matériel, attestation ou document, formation, absence exceptionnelle ou retard, signalement aux RH
Une ou plusieurs étapes, le responsable, les RH ou des personnes précises
Un refus s’accompagne d’un motif, et l’employé le reçoit
Sur le terrain, aujourd’hui
Une demande verbale, trois relances, aucune trace
L’employé se déplace pour demander
Pour une attestation de travail, il quitte son site, passe au bureau, et revient la chercher deux jours plus tard.
Personne ne sait où en est la demande
Le chef d’équipe dit l’avoir transmise, les RH disent ne l’avoir jamais reçue. L’employé relance tout le monde.
Un refus sans explication
La réponse arrive de bouche à oreille, sans raison. L’employé revient demander pourquoi, ou ne demande plus.
Comment ça marche
De la demande envoyée au document reçu
Le circuit se règle par formulaire, depuis « Modifier qui valide ». C’est le même que pour les congés et les avances : vos validateurs n’ont qu’une habitude à prendre.
Choisir le formulaire
L’employé choisit sa demande depuis l’application ou le web. Il peut aussi demander pour quelqu’un d’autre.
Joindre les pièces
Photo de l’équipement usé, justificatif d’absence : les fichiers sont envoyés avant que la demande entre dans le circuit, et le validateur les a sous les yeux.
Passer chez les validateurs
Le responsable de l’employé, celui de son service, les RH ou des personnes précises, en une ou plusieurs étapes. Chacun trouve ce qui l’attend dans « À traiter ».
Relancer, remplacer
Si personne ne répond, le validateur est relancé, puis la demande passe à son remplaçant ou à l’étape suivante, selon votre réglage.
Décider
Valider, refuser avec un motif, ou demander une modification. Une demande corrigée repasse par tout le circuit.
Remettre le document
Pour une attestation, les RH déposent le document. Il part chez l’employé à la validation, dans ses documents, et jamais si la demande est refusée.
Les écrans
Les demandes à traiter, et une attestation en route
Les RH filtrent ce qui est à décider, les documents à remettre, ce qui est à corriger, traité, refusé ou annulé. Chaque demande a son fil de discussion, pièces jointes comprises.
WeplanifySC| Employé | Demande | Envoyée le | État |
|---|---|---|---|
| Adja Diouf | Attestation de travail | 06/10 | document à remettre |
| Mamadou Cissé | Matériel · gilet et casque | 07/10 | à décider |
| Awa Coulibaly | Demande de formation | 08/10 | à décider |
| Serigne Mbaye | Absence exceptionnelle | 09/10 | à corriger |
Le signalement aux RH est confidentiel : seuls les RH le lisent, jamais le responsable.
WeplanifySCAttestation de travail
Adja Diouf · agente d’accueil · pour un dossier bancaire
- ✓Demande envoyée06/10 · 08:14
Depuis l’application
- ✓Document déposé06/10 · 11:30
Partira chez l’employée à la validation
- •Ressources humaines
Ndèye Fatou Sall
- Reçue dans ses documents
Dossier « Demandes RH »
Le téléphone et le bureau
L’employé demande et suit, les validateurs décident où qu’ils soient
Sur le téléphone
L’employé, et ses validateurs
- « Mes demandes ». À corriger, en cours, terminées, et le nom de la personne qui a la demande en main.
- Le document, sans passer au bureau. L’attestation validée arrive dans ses documents, avec une notification.
- Valider en déplacement. Un responsable valide depuis son téléphone, avec une note pour l’employé.
Au bureau
Les RH et l’administrateur
- Les documents à remettre. Un compteur montre les demandes qui attendent encore leur fichier.
- Le contexte de l’employé. À côté de la demande : ses congés, ses avances et ses notes de frais en cours.
- Vos propres demandes. Au-delà des modèles, vous créez un formulaire de demande à vous, avec son circuit, et vous choisissez s’il aboutit à un document.
Ce que nous ne prétendons pas faire
L’attestation n’est pas rédigée à votre place
Weplanify ne fabrique pas l’attestation : les RH la préparent et la déposent, et Weplanify s’assure qu’elle arrive à l’employé au bon moment, et à lui seul. Le circuit décide qui valide, pas ce qui est accordé : la décision reste celle de vos validateurs.
Les autres formulaires
Les modules qui vont avec
Publiez la demande d’attestation à votre équipe.
C’est la plus demandée : elle suffit pour voir le circuit tourner, du téléphone au document.