Rembourser une note de frais sur le bulletin
Dans Weplanify, remboursez à un employé, via son bulletin de paie, l'argent qu'il a avancé pour l'entreprise : repas, taxi, carburant ou mission.
Dans Weplanify, une note de frais est une dépense payée par l'employé avec son argent ; elle lui est remboursée sur le bulletin du mois de la dépense, ou du suivant si ce mois est déjà clôturé.
Étapes
- Le plus souvent, l'employé envoie sa note de frais depuis l'application mobile ; elle attend dans l'onglet À valider.
- Validez-la (voir demandes en attente) : elle passe dans À rembourser.
- Un administrateur peut aussi la saisir : Nouvelle dépense, puis Qui a payé ? → L'employé.
- À la paie du mois, le remboursement apparaît dans les éléments variables puis sur le bulletin ; la dépense devient « Remboursée ».
À savoir
- Tant qu'elle n'est pas validée, une note de frais n'a aucun effet sur la paie.
- Le remboursement est une ligne non soumise aux impôts ni aux cotisations.
- Le type de dépense dit si l'employé peut avancer les frais (types de dépense).
Pour aller plus loin
Faire une demande ou remplir un formulaire sur mobileDans Weplanify, l'employé fait ses demandes depuis l'application : dépense, avance, planning, rapport ou tout autre formulaire, puis suit leur avancement.Décider des notes de frais et des avances en attenteDans Weplanify, décidez des notes de frais et des demandes d'avance depuis À traiter : voyez leur effet sur la paie, puis accordez, refusez ou faites corriger.Vérifier les éléments variables du moisDans Weplanify, l'étape Éléments variables récapitule les primes, avantages en nature, retenues d'avances et notes de frais qui iront sur les bulletins.Créer un type de dépenseDans Weplanify, un type de dépense (carburant, repas, péage) décide qui paie, comment se calcule le montant, ce qu'il faut joindre et qui valide.Suivre les dépenses de l'entrepriseDans Weplanify, l'écran Dépenses réunit les achats payés par la société et les frais avancés par les employés : à valider, à rembourser, à payer.La paie dans WeplanifyDans Weplanify, la paie du mois se prépare en cinq étapes, à partir du temps, des absences et des éléments variables, jusqu'aux bulletins et à la clôture.Paramétrer les comptes comptables de la paieDans Weplanify, choisissez le compte comptable de chaque ligne de paie pour produire une écriture de paie équilibrée, à importer dans votre comptabilité.