DocumentationEmployés
Gérer vos employés dans Weplanify
Dans Weplanify, chaque employé a une fiche qui sert partout : planning, pointage, congés et paie. Voici par où passer pour la créer et la tenir à jour.
Dans Weplanify, les employés se gèrent depuis le menu Personnes → Employés. La fiche de chacun alimente le planning, le pointage, les congés, les demandes et la paie.
Étapes
- Préparez vos postes et vos sites.
- Ajoutez les employés, un par un ou en les important depuis Excel.
- Complétez leur fiche : horaires, pointage, paie, et leur contrat.
- Réunissez-les en groupes et donnez leurs accès aux managers.
À savoir
- Retrouvez vos employés dans la liste ou dans l'organigramme.
- La colonne Application dit qui utilise l'application mobile (qui utilise l'application).
- Les contrats ne sont visibles que des personnes qui ont l'accès à la paie.
Pour aller plus loin
Donner un rôle et des accès à un employéDans Weplanify, faites d'un employé un manager ou un administrateur depuis l'onglet Accès de sa fiche : rôle, groupes qu'il gère et ce qu'il peut faire.Voir qui utilise l'application et couper un accèsDans Weplanify, voyez pour chaque employé s'il utilise l'application mobile, envoyez-lui le lien, ou coupez son accès sans toucher à sa fiche.Ajouter vos propres champs sur la fiche employéDans Weplanify, ajoutez sur toutes les fiches employé les informations propres à votre activité : taille de tenue, permis de conduire, groupe sanguin…Suivre les contrats de travailDans Weplanify, la page Contrats liste les contrats de tous les employés, repère ceux qui arrivent à échéance et permet d'en créer ou d'en importer.Créer ou modifier un contrat de travailDans Weplanify, enregistrez le contrat d'un employé et sa rémunération pour qu'il entre dans la paie ; un seul contrat peut être en cours à la fois.Les statuts d'un contrat : suspendre, résilier, activerDans Weplanify, l'onglet Contrats de la fiche montre le contrat en cours et son historique, et ce que change chaque action pour la paie de l'employé.Ajouter un employé dans WeplanifyDans Weplanify, un employé se crée en quatre étapes courtes ; le nom et le téléphone suffisent, le reste se complète plus tard sur sa fiche.La fiche employéDans Weplanify, la fiche employé rassemble tout ce qui concerne une personne en cinq onglets, avec des sections qui se modifient une par une.La situation familiale et de paie d'un employéDans Weplanify, la fiche garde la situation familiale, les numéros d'affiliation et les coordonnées bancaires d'un employé, repris à chaque paie.Les réglages de pointage d'un employéDans Weplanify, la section Pointage et congés de la fiche fixe comment l'employé pointe et ce qui, pour lui seul, diffère des règles de la société.Horaires, jours de repos et heures sup d'un employéDans Weplanify, les horaires habituels de la fiche servent de référence les jours où l'employé n'a ni créneau au planning ni semaine type prévue.Créer et gérer des groupes d'employésDans Weplanify, un groupe réunit des employés pour le planning, les formulaires, les validations, les primes et les documents, et borne ce que voit un manager.Importer vos employés depuis ExcelDans Weplanify, créez ou mettez à jour des dizaines d'employés en une fois à partir d'un fichier Excel ou CSV, reconnus par leur numéro de téléphone.Inviter un employé sur la version webDans Weplanify, invitez un employé, souvent un manager, sur la version web : il reçoit par e-mail un lien pour créer son mot de passe et se connecter.Rechercher et filtrer la liste des employésDans Weplanify, la liste des employés se cherche par nom, se filtre par groupe ou par critère, s'affiche en tableau ou en cartes et liste aussi les managers.Modifier ou supprimer plusieurs employés d'un coupDans Weplanify, cochez plusieurs employés pour leur donner d'un coup la même valeur (site, poste, équipe, horaires…) ou pour les supprimer ensemble.L'organigramme de l'entrepriseDans Weplanify, l'organigramme montre qui dépend de qui, par manager, par équipe ou par site, et permet de changer le manager d'une personne en un clic.Supprimer un employé qui a quitté l'entrepriseDans Weplanify, supprimer un employé retire sa fiche des listes et coupe ses connexions, tout en gardant l'historique de ses pointages, congés et paies.Gérer les postes et sous-postesDans Weplanify, créez la liste des postes avec leur couleur et leurs sous-postes : ils servent aux fiches employé, aux journaliers et au planning.Créer et paramétrer un siteDans Weplanify, déclarez les lieux de travail, leur zone de pointage par géolocalisation, leur fuseau horaire et leurs règles d'heures supplémentaires.