DocumentationDocuments
Les documents RH dans Weplanify
Dans Weplanify, le module Documents classe les pièces RH, repère les dossiers incomplets, fait signer des PDF et collecte les pièces des employés.
Dans Weplanify, le module Documents rassemble les pièces de l'entreprise et des employés : contrats, pièces d'identité, certificats, documents à signer. Il s'ouvre depuis le menu Personnes → Documents.
Les six onglets
- À traiter : ce qui attend une action (pièces à vérifier, signatures en cours, pièces expirées).
- Dossiers du personnel : une ligne par employé pour repérer les dossiers incomplets.
- Signatures : envoyer un PDF à signer et suivre qui a signé.
- Documents : la liste de tous les documents, avec ses compteurs et ses filtres.
- Collectes : demander une pièce à plusieurs employés, puis la valider.
- Dossiers : le classement et l'ajout de documents.
À savoir
- Les documents d'une personne sont aussi dans la section Documents de sa fiche employé.
- L'employé dépose ses pièces, consulte ses documents et signe depuis l'application mobile.
- Ce que veulent dire Valide, Expire bientôt et Expiré : statuts des documents.
Pour aller plus loin
Traiter les documents en attente : l'onglet À traiterDans Weplanify, l'onglet À traiter liste les pièces à valider, les signatures en attente, les pièces expirées à redemander et les collectes en cours.Ajouter un documentDans Weplanify, ajoutez un fichier avec son nom, son type, l'employé concerné, sa date d'expiration et le droit pour l'employé de le télécharger.Demander un document à vos employés (collecte)Dans Weplanify, une collecte demande la même pièce (carte d'identité, RIB, certificat médical…) à un groupe d'employés, avec une date limite.Suivre une collecte et valider les piècesDans Weplanify, vérifiez les pièces déposées pour une collecte, validez-les ou refusez-les avec un motif, et déposez la pièce d'un employé à sa place.Organiser les documents en dossiersDans Weplanify, créez des dossiers (Contrats, Pièces d'identité, Visites médicales…) pour ranger les documents de l'entreprise et ceux de vos employés.Repérer les dossiers du personnel incompletsDans Weplanify, les Dossiers du personnel montrent pour chaque employé l'état de son contrat, de sa pièce d'identité, des collectes et des signatures.Les documents d'un employéDans Weplanify, la section Documents de la fiche employé rassemble ses pièces par type : contrat, pièce d'identité, certificats et copies signées.Envoyer un document à signer en quatre étapesDans Weplanify, envoyer un PDF à signer se fait en quatre étapes : le document, les signataires, l'emplacement des signatures, puis la vérification.Statuts et expiration des documentsDans Weplanify, comprenez les statuts Valide, Expire bientôt et Expiré d'un document, et ceux d'une pièce demandée par collecte : À déposer, À vérifier.La liste des documents et ses compteursDans Weplanify, l'onglet Documents liste toutes les pièces classées, avec les compteurs Expirés et Expirent bientôt et des filtres par type, dossier, employé.Suivre les signatures d'un envoi et relancerDans Weplanify, le détail d'un envoi montre où en est chaque signataire, copie son lien de signature, relance les retardataires et ouvre le document signé.Documents et bulletins de paie sur mobileDéposer depuis l'application Weplanify les pièces demandées par la RH, suivre leur vérification et retrouver ses bulletins de paie.