Demander un document à vos employés (collecte)
Dans Weplanify, une collecte demande la même pièce (carte d'identité, RIB, certificat médical…) à un groupe d'employés, avec une date limite.
Dans Weplanify, une collecte envoie une demande de document à chaque employé ciblé ; il la reçoit dans son application et y dépose sa pièce.
Étapes
- Ouvrez Personnes → Documents, onglet Collectes, et cliquez sur Nouvelle collecte.
- Saisissez le Nom de la collecte, le Type de document et la Date limite.
- Cliquez sur Choisir les employés : cochez des groupes ou des personnes.
- Choisissez si besoin le Dossier cible où ranger les pièces (dossiers) et écrivez un Message aux employés.
- Cliquez sur Créer la collecte.
À savoir
- Un groupe suit ses membres : un nouvel arrivant dans le groupe reçoit aussi la demande.
- Chaque employé ciblé dépose sa pièce depuis l'application mobile.
- Après la date limite, la collecte est marquée En retard ; cliquez dessus pour suivre les dépôts et valider les pièces.
Pour aller plus loin
Créer et gérer des groupes d'employésDans Weplanify, un groupe réunit des employés pour le planning, les formulaires, les validations, les primes et les documents, et borne ce que voit un manager.Organiser les documents en dossiersDans Weplanify, créez des dossiers (Contrats, Pièces d'identité, Visites médicales…) pour ranger les documents de l'entreprise et ceux de vos employés.Documents et bulletins de paie sur mobileDéposer depuis l'application Weplanify les pièces demandées par la RH, suivre leur vérification et retrouver ses bulletins de paie.Suivre une collecte et valider les piècesDans Weplanify, vérifiez les pièces déposées pour une collecte, validez-les ou refusez-les avec un motif, et déposez la pièce d'un employé à sa place.Les documents RH dans WeplanifyDans Weplanify, le module Documents classe les pièces RH, repère les dossiers incomplets, fait signer des PDF et collecte les pièces des employés.Traiter les documents en attente : l'onglet À traiterDans Weplanify, l'onglet À traiter liste les pièces à valider, les signatures en attente, les pièces expirées à redemander et les collectes en cours.Repérer les dossiers du personnel incompletsDans Weplanify, les Dossiers du personnel montrent pour chaque employé l'état de son contrat, de sa pièce d'identité, des collectes et des signatures.Les documents d'un employéDans Weplanify, la section Documents de la fiche employé rassemble ses pièces par type : contrat, pièce d'identité, certificats et copies signées.Statuts et expiration des documentsDans Weplanify, comprenez les statuts Valide, Expire bientôt et Expiré d'un document, et ceux d'une pièce demandée par collecte : À déposer, À vérifier.La liste des documents et ses compteursDans Weplanify, l'onglet Documents liste toutes les pièces classées, avec les compteurs Expirés et Expirent bientôt et des filtres par type, dossier, employé.