Signaler et suivre les incidents de terrain
Dans Weplanify, un incident se signale en quelques secondes et prévient le responsable du site, qui le prend en charge puis le résout avec une note.
Dans Weplanify, un incident est ce qui arrive sur le terrain et doit être traité : une fuite, une chute, une panne, un vol, un client agressif. Il n'est jamais validé ni refusé : quelqu'un le prend en charge, puis le résout. Tout se suit dans Demandes → Incidents.
Étapes
- Un employé signale l'incident : ce qui s'est passé, la catégorie, la gravité, le site, l'heure et des photos. Sur téléphone, c'est le bouton Signaler de l'application mobile.
- L'incident est Nouveau et les responsables du site sont prévenus (qui est prévenu).
- Un responsable clique sur Prendre en charge ou le confie à quelqu'un : l'incident passe Pris en charge (prendre en charge ou confier).
- Une fois le problème réglé, il le passe Résolu avec une note de ce qui a été fait, ou Sans suite avec un motif : fausse alerte, doublon (résoudre ou classer).
À savoir
- Quatre gravités : Faible, Moyenne, Élevée et Critique. Un incident critique prévient aussi les administrateurs, tout de suite.
- Qui voit quoi : l'administrateur voit tous les incidents ; un responsable, ceux des sites qu'il supervise et ceux signalés par son équipe ; un employé, ses propres signalements et, dans Confiés à moi, les incidents qu'on lui a confiés.
- Les responsables de site, et les employés qui ont signalé un incident ou à qui l'on en a confié un, ont Demandes → Incidents dans leur menu.
- Chaque incident a son fil Suivi et discussion : les étapes et les messages entre le déclarant et ceux qui le traitent.
- Les signalements passent par le formulaire Déclaration d'incident de la catégorie Incidents, créé au premier signalement, sans circuit de validation. Les choix de sa question Type d'incident deviennent les catégories.
- Trier, filtrer et exporter : l'écran Incidents.
Pour aller plus loin
Être prévenu des incidents et des alertes critiquesDans Weplanify, chaque incident prévient les responsables de son site ; un incident critique alerte aussi tout de suite les administrateurs, par notification.Filtrer et exporter la liste des incidentsDans Weplanify, l'écran Incidents montre d'abord les incidents ouverts et les plus graves, avec indicateurs, filtres par site ou date et export Excel.Prendre en charge ou confier un incidentDans Weplanify, un responsable prend en charge un incident ou le confie à un employé, corrige ses informations et échange avec le déclarant dans le fil.Résoudre, classer sans suite ou rouvrir un incidentDans Weplanify, un incident se clôt Résolu, avec une note de ce qui a été fait et une photo, ou Sans suite avec un motif. Il peut être rouvert à tout moment.Signaler un incident depuis le webDans Weplanify, signalez un incident depuis l'ordinateur : ce qui s'est passé, la gravité, le site et des photos. Le responsable du site est prévenu aussitôt.Signaler et suivre un incident sur mobileDans Weplanify, le bouton Signaler de l'application envoie un incident en quelques secondes ; le responsable le prend en charge et le résout sur son téléphone.Les formulaires Weplanify : demandes, rapports et enquêtesDans Weplanify, tous les formulaires de l'entreprise tiennent dans une seule liste, rangée par catégorie, avec ce qui attend votre décision ou est en retard.